Confidentialité des mémoires et des thèses
Lors de la réalisation d'un rapport, mémoire ou thèse impliquant de l'information de nature confidentielle
Dans le cadre de la réalisation de votre projet, il est possible que vous ayez accès à des informations sensibles ou confidentielles qui devront être protégées. Les approches diffèrent selon qu’il s’agisse :
- d’informations privées ou personnelles, ou encore la participation de sujets humains;
- d’informations industrielles ou commerciales.
Informations privées ou personnelles, ou participation de sujets humains
Si le projet est susceptible d’impliquer la participation de sujets humains ou encore des informations qui pourraient permettre d’identifier des personnes, vous devez soumettre votre projet à l’approbation du Comité d’éthique de la recherche de l’ÉTS.
Si vous n’avez pas la certitude que votre projet entre dans cette catégorie, nous vous invitons à consulter d’abord les sources suivantes (et à en discuter avec votre directeur ou directrice) :
- L’annexe A de la Politique d’éthique de la recherche de l’ÉTS;
- Le chapitre 5 de l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains;
Si des doutes persistent, contactez le Comité d’éthique de la recherche.
Informations industrielles ou commerciales
Si votre projet s'inscrit dans le cadre d'un contrat de recherche existant entre l'ÉTS (i.e. votre directeur ou directrice) et le partenaire industriel, vous devez vous assurer de respecter les conditions de la clause de confidentialité indiquée dans le contrat; consultez à cet effet votre directeur ou votre directrice, qui est responsable de vous donner l’information concernant un tel contrat.
Si votre projet n’est lié à aucun contrat de recherche entre l'ÉTS et le partenaire industriel (ce qui est plus fréquent dans le cadre de projet d'intervention en entreprise), il est probable que le partenaire industriel s’attende à avoir certaines garanties concernant le risque de divulgation d’informations sensibles. À cet effet, vous devez informer le partenaire des modalités suivantes :
- Le partenaire doit vous informer explicitement du type d’informations qu’il juge sensibles.
- Vous devez vous engager à éviter, dans la mesure du possible, d’inclure toute information sensible dans votre rapport écrit ainsi que dans vos discussions ou correspondances avec votre directeur ou directrice de recherche.
- Vous devez soumettre votre rapport écrit (y compris les versions préliminaires) ainsi que toute correspondance substantielle (non-triviale) avec votre directeur ou directrice de recherche à l’approbation préalable du partenaire.
- Dans le cas probable où le rapport, le mémoire ou la thèse doit être traité comme confidentiel, inscrivez CONFIDENTIEL dans le coin supérieur droit de la page de titre de toute version de votre manuscrit.
- Le rapport, mémoire ou thèse final, tel qu’approuvé par le partenaire, sera évalué par un jury composé de professeurs de l’ÉTS et possiblement de personnes externes. Dans le cas où le document est considéré comme confidentiel, toutes ces personnes devront s’engager à la confidentialité avant d’avoir accès au rapport, au mémoire ou à la thèse.
Dans le cas (peu probable) où votre projet implique de l’information sensible ou confidentielle d’un partenaire externe, mais qu’il ne s’agit pas d’un projet réalisé en entreprise (par exemple un projet portant sur le prototype d’un partenaire externe, mais réalisé à l’ÉTS ou ailleurs) et qu’il n’y a aucun contrat de recherche entre l'ÉTS et le partenaire industriel, vous aurez possiblement à signer une entente de confidentialité (ou NDA) directement avec le partenaire.
Dans un tel cas, vous devrez faire preuve de prudence car une telle entente n'engagera que vous-même et le partenaire, i.e. que l’École ne sera pas partie prenante d’une telle entente. Dans un tel cas, qui n’est pas recommandé, il faut porter une attention particulière aux points suivants :
- La durée de l’engagement à la confidentialité devrait être la plus courte possible (idéalement une année maximum).
- Il ne devrait pas y avoir de clause de non-concurrence (qui limiterait vos possibilités de faire un stage ou d’occuper un emploi chez un compétiteur) et, si jamais une telle clause vous semble raisonnable dans le contexte, sa durée devrait également être la plus courte possible.
- La portée de l’engagement à la confidentialité (non-divulgation) doit être bien balisée, avec des clauses du genre de celle-ci :
« L’engagement deviendra caduc si l'une ou l'autre des situations suivantes se présente :
Les informations confidentielles portées à la connaissance du signataire faisaient partie du domaine public antérieurement à la signature du présent accord ou deviendront partie du domaine public au cours du projet par d'autres voies que par la divulgation de la part du signataire.
Les informations confidentielles étaient connues d'une tierce partie, non soumise à la confidentialité avant la signature des présentes, et ce, sans que cette tierce partie l'ait obtenue du signataire.
Les connaissances de même nature ont été développées par une tierce partie de façon totalement indépendante. »
- Vous devrez convenir avec le partenaire industriel du caractère confidentiel ou non du rapport, mémoire ou thèse final (pour évaluation).
- Dans le cas probable où le rapport, mémoire ou thèse doive être traité confidentiellement, inscrire CONFIDENTIEL en haut à droite de la page titre de votre manuscrit (cela vous sera notamment rappelé au moment de procéder au dépôt pour évaluation sur la plateforme MonDépôtETS).
- Vous devrez vous assurer d’informer votre directeur ou directrice de recherche du caractère confidentiel (ou non) du rapport, mémoire ou thèse final.
Finalement, dans tous les cas, il est important, lorsque le rapport, mémoire ou thèse doit être traité confidentiellement, d’inscrire « CONFIDENTIEL » en haut à droite de la page titre du manuscrit et ce, aussi bien pour les versions préliminaires que pour la version finale pour évaluation.
Lors du dépôt final du mémoire ou de la thèse
- Si le projet est sujet à une divulgation restreinte stipulée dans une entente contractuelle, le professeur et l’étudiant doivent se référer à la clause de publication, afin de retarder la publication du mémoire ou de la thèse à la bibliothèque.
- Si le projet n’est pas sujet à une divulgation restreinte stipulée dans une entente contractuelle et que l’étudiant et/ou le professeur demande un délai de publication (par exemple en vue de déposer une demande de brevet), il peut le faire pour une durée d'une année renouvelable (se référer à la section 27 de la Politique et règles en matière de propriété intellectuelle).
Soutenance des mémoires et thèses
Pour l’étudiant, la soutenance est un moment important qui mérite d’être partagé avec la communauté. Par ailleurs, la recherche universitaire a un caractère éminemment public puisqu’elle est financée majoritairement par des fonds publics, qu’elle repose sur des résultats antérieurs disponibles et que l’avancement des connaissances repose en grande partie sur leur accessibilité. Lorsqu’un projet comporte des éléments confidentiels, il est généralement possible d’en faire une présentation publique en y retirant les éléments sensibles qui sont à protéger. Les étudiants et les professeurs sont fortement encouragés à prendre de telles mesures favorisant une soutenance publique des mémoires et thèses confidentiels.
Rappel
L’étudiant (s'il n'est pas employé salarié du projet) détient des droits d’auteurs sur ses travaux, en conciliation avec ceux de l’École et des professeurs.
Oeuvres réalisées en tout ou en partie par les étudiants
19. Les étudiants détiennent des droits d’auteurs sur leurs travaux académiques, mais ces droits doivent être conciliés avec ceux de l’École (notamment ceux qui ont trait aux inventions, brevets et logiciels) et des professeurs‐chercheurs qui les emploient ou des directeurs de recherche qui associent des étudiants à leurs travaux. Ces droits ont trait, notamment, à l’utilisation et, le cas échant, à la confidentialité du contenu d’un rapport, d’un mémoire ou d’une thèse.
Travaux d’étudiants
20. L'École ne peut conclure un accord de confidentialité avec des partenaires externes au détriment du droit d'un étudiant de déposer, pour fins d'évaluation et de diplomation, son rapport, son mémoire ou sa thèse.
21. Sous réserve des articles 19, 24 et 25 l'étudiant détient le droit d'auteur sur ses travaux d'études rapport(s), mémoire(s), thèse(s), accomplis dans le cadre précis de son programme de formation. Ce droit est opposable même au directeur de recherche, à moins d'une entente écrite préalable conclue en considération de circonstances particulières de la réalisation du rapport, du mémoire ou de la thèse.
22. Nonobstant l’article 21, l’École détient la propriété matérielle sur les travaux d’études, rapports(s), mémoire(s), thèse(s), accomplis dans le cadre précis de son programme de formation pour des fins d’évaluation académique ainsi que pour des fins de conservation ou de disposition en vertu des règles de conservation des documents de l’École.
23. Si, dans le cadre d'un projet de recherche, des conditions particulières prévalent pour la réalisation d'un rapport, d’un mémoire ou d'une thèse, le directeur de recherche doit en informer préalablement l'étudiant par écrit et lui indiquer les droits de chacun dans l'utilisation des résultats.
24. Les travaux académiques de l'étudiant effectués en participant individuellement ou en groupe aux activités de recherche d'un chercheur sont, à moins de circonstances particulières, la propriété de l'École, conformément à l’article 16. Toutefois, l'étudiant pourra, dans un tel cas et selon sa contribution, être associé au partage des retombées économiques de la propriété intellectuelle de l'oeuvre qu'il a contribué à créer.
25. Le droit d'auteur d'un étudiant sur les travaux réalisés dans le cadre d'une activité de recherche d'une équipe, ou d'un directeur de rapport/mémoire ou de thèse, ne s'étend pas automatiquement à l'ensemble des résultats de recherche auxquels il a été associé et ne doit pas priver les autres membres de l'équipe ou le directeur, superviseur ou conseiller, des droits résultants de leur apport respectif. Par conséquent, un étudiant ne peut, sur la base du droit d'auteur fragmentaire qui lui est reconnu, empêcher un directeur, son superviseur ou son conseiller de recherche, ou un autre membre de l'équipe d'utiliser les idées, les compilations ou autres données pour publier des articles scientifiques, en autant que sa contribution soit reconnue.
26. Tout étudiant associé dans un projet de recherche où le directeur, suite à un contrat ou autrement, réalise des travaux pour le compte d'organismes externes doit, dès le début de sa participation au projet, signer une déclaration par laquelle il s'engage à respecter les obligations contractées par l'École et le responsable du projet envers cet organisme externe, notamment en matière de confidentialité et de propriété intellectuelle. Un modèle de cette déclaration est produit à l'Annexe I.
Confidentialité momentanée d'un rapport, d’un mémoire ou d'une thèse à la demande de l'étudiant
27. L'auteur d'un rapport, d’un mémoire ou d'une thèse déposé au Décanat des études peut demander d'en retarder la diffusion pendant une année, délai renouvelable sur demande pour une seconde année.
28. Ce report de diffusion s'applique même lorsque le directeur de recherche a participé activement à la réalisation du projet de recherche de l'étudiant ou encore lorsque l'étudiant a réalisé son rapport, son mémoire ou sa thèse en étant associé au projet de recherche de son directeur de recherche, à moins d'une entente à l'effet contraire entre l'étudiant, le directeur de recherche et le Décanat des études.
29. Nonobstant les articles 19 à 26, l'étudiant doit accepter que les éléments de savoir‐faire devant être gardés confidentiels puissent néanmoins être accessibles aux évaluateurs avec engagement à la confidentialité.
30. Quand le rapport, le mémoire ou la thèse en question énonce des résultats de recherche touchant des secrets industriels susceptibles d'être affectés par leur divulgation, la confidentialité doit être limitée aux éléments reliés à ces secrets industriels et aux intérêts légitimes à protéger mais non à l'ensemble des résultats de recherche.