Autorisation de tournage ou de séance photo à l’ÉTS
À qui s’adresse cette procédure : à toutes les personnes qui souhaitent effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de l’ÉTS.
But visé : clarifier les critères d’autorisation de tournage et de séance photo ainsi que les étapes à suivre pour la réalisation de ceux-ci.
Contexte
L’ÉTS reçoit de nombreuses demandes de tournage ou de séance photo sur le campus chaque année. Afin d’évaluer si ces demandes sont réalistes et acceptables, toute personne qui souhaite effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de l’ÉTS doit au préalable obtenir les autorisations adéquates.
Procédure pour obtenir une autorisation de tournage
Toute personne qui souhaite effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de l’ÉTS doit au préalable obtenir les autorisations adéquates.
Médias
Les journalistes qui souhaitent s’entretenir avec un professeur, une professeure ou un membre de la communauté de l’ÉTS dans le cadre d’une entrevue filmée sur le campus doivent communiquer au préalable avec le Service des affaires publiques et des relations gouvernementales.
Afin de faciliter le traitement des demandes, les éléments d’informations suivants devraient être transmis :
- Nom du média;
- Nom du journaliste;
- Titre de l’émission;
- Sujet couvert;
- Date et heure du tournage;
- Date et heure de diffusion de l’enregistrement si connu.
L’autorisation préalable du Service des affaires publiques et des relations gouvernementales est essentielle à toute entrevue réalisée sur le campus.
Communauté étudiante, membres du personnel de services et départements de l’ÉTS
Les membres de la communauté étudiante ou du personnel de services ou de départements qui désirent effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de l’ÉTS doivent obtenir une autorisation préalable du Service des communications et du recrutement étudiant, en faisant une demande par courriel à l’adresse communications@etsmtl.ca, précisant les renseignements suivants :
- But du tournage;
- Date et heure du tournage ou de la séance photo;
- Durée – heure d’arrivée et de départ (y compris les mises en place);
- Lieu(x) (précisez le type de salle de cours ou autres espaces recherchés);
- Information sur l’auditoire et la diffusion;
- Nombre de personnes présentes lors du tournage ou de la séance photo (équipe technique, acteurs, figurants, etc.);
- Utilisation de matériel particulier.
Le délai de traitement pour obtenir une autorisation de tournage est de 2 jours ouvrables minimum.
Si l’autorisation de tournage est accordée, le requérant devra se conformer aux exigences suivantes :
- Réserver les espaces communs ou salles nécessaires au tournage ou à la séance photo.
- Aviser le Bureau de la prévention et de la sécurité de la date, heure et lieu du tournage de la séance photo et de demander les accès nécessaires aux lieux ciblés ci-besoin.
- Fournir une preuve d’assurance, si requise par le Bureau de la prévention et de la sécurité.
- Être présent pour accompagner l’équipe de tournage en tout temps.
- Obtenir une autorisation signée de toutes les personnes qui seraient reconnaissables dans les vidéos ou sur les photos.
- Respecter les règles de sécurité en vigueur.
- Ne pas nuire aux activités normales de l’École.
- Remettre les lieux de tournage dans le même état où ils se trouvaient au moment d’y accéder.
Procédure interne au SCRÉ
Toute personne membre de l’équipe du SCRÉ doit suivre la procédure suivante pour effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de l’ÉTS dans le cadre de la réalisation de ses mandats :
- Avant de fixer une date de tournage ou de séances de photos avec les prestataires, vérifier la disponibilité de l’espace requis et faire les réservations nécessaires.
- Informer et donner le détail des dates, des heures et des lieux de tournages au Bureau de la prévention et de la sécurité.
- Obtenir une preuve d’assurance de la part de la compagnie de tournage.
- S’assurer de la présence d’un membre de l’équipe du SCRÉ pour accompagner l’équipe de tournage en tout temps.