Conception d'un outil de gestion de projet universitaire
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Tout comme n’importe quel type de projet, les projets universitaires sont aussi sujets à des dépassements de délais. Plusieurs facteurs peuvent expliquer ces retards parmi lesquels la qualité de la supervision, le profil social de l’étudiant ou de l’étudiante, entre autres. La réussite du projet dépendra également du degré de planification dont il fera l’objet tout au long de son déroulement. Cette planification devra respecter les préceptes éprouvés en matière de gestion de projet. Afin d’aider les étudiants et étudiantes ainsi que leur équipe de direction à aborder cet aspect le plus aisément possible, nous avons mis en application les concepts développés dans le guide (PMBOK Guide 2021) : il en est ressorti des chartes de Gantt proforma et un registre de risques pour une gestion proactive. Cette étude a été menée en mode exploratoire.
La gestion de projet aux cycles supérieurs
Les contraintes de temps, de qualité et de budget ont du mal à être prises en compte efficacement de façon concomitante par les principales parties prenantes des projets universitaires. La contrainte de temps, bien qu’importante, est celle qui fait parfois l’objet du moins d’attention. En effet, la durée moyenne des études de doctorat au Canada varie entre 4 et 6 ans (King, D. et al 2008), et pour la maîtrise, d’environ 2 ans selon le ministère de l’Éducation du Québec. Les écarts observés sont dus à plusieurs facteurs, tels que le profil social de l’étudiant-chercheur ou l’étudiante-chercheuse (genre, groupe ethnique, situation matrimoniale, etc.), la qualité de la supervision ou encore une incapacité des principales parties prenantes à aborder et à maîtriser l’aspect gestion de leurs projets (Van de Schoot, R. et al. 2013). En effet, le corps professoral, l’équipe de recherche, en plus des étudiants et des étudiantes hésitent parfois à mettre en application les outils et techniques ayant fait leurs preuves en science de gestion de projet afin de satisfaire aux exigences et aux contraintes de leurs projets universitaires. C’est dans ce contexte que nous nous sommes proposé d’élaborer des outils qui aideront les étudiants et étudiantes au doctorat et à la maîtrise (M.Sc.A. et M. Ing.) lors de la planification de leur projet en nous inspirant du Guide du corpus des connaissances en management de projet (PMBOK).
Les motivations du choix de la charte de Gantt
Le choix de la charte de Gantt s’est révélé comme une évidence tant son efficacité fait l’unanimité parmi la communauté des gestionnaires de projet. En organisant des ateliers de discussion informels impliquant une dizaine d’étudiants et d’étudiantes, nous avons conçu deux types de charte de Gantt à l’aide de deux logiciels : LucidChart et Microsoft Project, une sous-forme graphique plus simplifiée et une autre, plus détaillée sous forme de WBS (work breakdown structure). À ces chartes, nous avons arrimé un registre de risques afin de favoriser une gestion proactive des aléas pouvant survenir au cours d’un projet universitaire.
L’utilisation de la charte de Gantt remonte au début du XXe siècle, où elle était alors utilisée pour la planification des activités de production dans les usines. Très popularisée avec l’essor des sciences de gestion de projet, son utilisation pour les projets universitaires demeure relativement restreinte du fait notamment de la complexité, l’ambiguïté et le caractère très évolutif de ce type de projet. Toutefois, une étude réalisée auprès des étudiants de l’Université Purdue en Indiana (Randolph 1998), aux États-Unis, montre que l’utilisation de la charte de Gantt dans la planification des projets de cours contribue à rendre les étudiants plus autonomes et réduit le stress lié à la réalisation des projets.
Des outils adaptés à la recherche universitaire
Dans le cadre de ce projet, nous avons bénéficié des expériences et des recommandations de 9 étudiants (4 au doctorat, 4 à la maîtrise avec mémoire et 1 à la maîtrise avec projet) et un membre du corps professoral. Les chartes obtenues au bout de quelques ateliers exploratoires présentent les grandes lignes des activités que l’on peut retrouver dans les projets universitaires de plusieurs domaines d’étude.
Un environnement collaboratif sain et efficace au sein de l’équipe est une composante de premier plan dans la réussite de tout projet. C’est pour cette raison que l’ÉTS a développé une panoplie d’outils, tels que le guide « plan de réussite », accessible depuis son site Internet. Ce guide favorise la mise en place d’un cadre de travail axé sur un engagement éclairé des parties prenantes quant à leurs rôles et responsabilités. Ainsi, il incombe plus aux étudiants et aux étudiantes d’assurer une bonne planification des livrables, une gestion optimale de son agenda et un suivi de l’avancement du travail en fonction des objectifs et des jalons fixés. Les chartes de Gantt et le registre de risques que nous avons élaborés leur viennent en appui pour aider à satisfaire ces attentes. Nous avons produit deux modèles de charte pour une meilleure appropriation de l’outil : la charte graphique fait office de feuille de route du projet tandis que la charte dans MS Projet est un tableau de bord plus personnalisable en fonction des projets.
Conclusion
Ce projet réalisé en mode exploratoire nous a permis de concevoir six chartes de Gantt pro forma, dont deux par profil d’étudiant, et un registre de risques. Le fait qu’il ait été mené dans un cadre restreint quant au nombre de participants ne permet de considérer ces résultats que comme préliminaires. Le travail effectué pourrait servir de fondation pour une future étude holistique faisant intervenir un large panel diversifié et représentatif de la communauté étudiante et du corps professoral.
