Rôle du coordonnateur et rôle du superviseur
Le coordonnateur de stage (ÉTS)
Pour coordonner annuellement plus de 3000 stages, l’ÉTS dispose d’une équipe de professionnels qui maintiennent la liaison avec l’École en plus d’assurer le soutien et l’encadrement du stagiaire. Ils veillent à ce que l’expérience soit bénéfique tant pour l’étudiant que pour l'employeur et que tous les besoins soient comblés.
Chaque coordonnateur est responsable d’un territoire et connaît bien la dynamique et les besoins des entreprises avec lesquelles il travaille. Son rôle consiste à :
- vous rencontrer afin d’identifier vos besoins en matière de formation, de relève et de transfert technologique;
- prendre en charge le processus de placement, l’affichage électronique des postes, la transmission des ePortfolios et la coordination des entrevues;
- préparer l’étudiant à son rôle de stagiaire et de futur ingénieur;
- assurer l’intégration du stagiaire et voir à ce que vos attentes soient comblées.
Le superviseur de stage (entreprise)
L'entreprise doit désigner une superviseure ou un superviseur de stage qualifié, employé à temps complet de l’entreprise, qui a les connaissances techniques et la volonté d’accompagner le ou la stagiaire dans ses apprentissages. Cette personne agira comme personne-ressource auprès du ou de la stagiaire au sein de son organisation et sera chargée de ses évaluations. Cette personne a pour rôle principal d’accompagner le ou la stagiaire dans la progression de ses apprentissages et vers l’atteinte des objectifs de son stage, notamment en assurant un suivi régulier avec lui ou elle, sous forme de coaching et d’évaluation continue.
Consultez le guide de supervision qui fournit quantité d'information à l’employeur qui souhaite rentabiliser son mandat avec son stagiaire.
Avant le stage : prévoyez l’arrivée de votre stagiaire
- Précisez à votre stagiaire :
- la date de début et de fin de son stage;
- l’heure à laquelle il doit se présenter à son poste;
- la personne à demander lors de son arrivée la première journée;
- les dates auxquelles l’entreprise est fermée, s’il y a lieu.
- Préparez des documents de référence.
- Offrez un environnement accueillant :
- informez les membres de l’équipe de l’arrivée du stagiaire et de son mandat;
- préparez le poste de travail et l’équipement nécessaires (devoir emprunter l’ordinateur ou le matériel d’un collègue risque éventuellement d’être incommodant de part et d’autre);
- Identifiez un membre de l’équipe responsable de sa supervision.
- Planifiez ses tâches :
- déterminez un mandat clair, varié et stimulant;
- assurez-vous d’avoir assez de travail pour la durée et le niveau du stage;
- Prévoyez l’essayage des vêtements de travail (si requis).
Au début du stage
- Planifiez l'accueil et l'intégration :
- présentez votre stagiaire à toute l’équipe dès son arrivée et faites-lui visiter les lieux;
- rencontrez votre stagiaire afin de faire le point sur les tâches à accomplir;
- informez votre stagiaire de vos attentes, de l'horaire de travail et de la tenue vestimentaire à adopter;
- prévoyez une séance d’information sur les règlements en vigueur concernant la santé et sécurité au travail et faites suivre les formations requises à votre stagiaire;
- effectuez des vérifications hebdomadaires afin de vous assurer qu'il est sur la bonne voie.
Votre stagiaire sera plus motivé si son mandat est clair, diversifié et si le stage lui permet d’intégrer de nouvelles notions.
Pendant le stage
Visite du coordonnateur de stage
- Prévoyez une rencontre avec le coordonnateur et le stagiaire.
- Remplissez le formulaire d'appréciation en ligne. Il devra être remis à la fin du stage.
Relation entre le superviseur de stage et le stagiaire
- Soyez plus présent et disponible durant les premières semaines. La supervision se fera plus discrète tandis que le stagiaire gagnera en autonomie.
- Tenez votre stagiaire informé de son rendement :
- s'il est satisfaisant, faites-lui part de votre satisfaction. Offrez-lui encouragement et motivation;
- s'il est à améliorer : évaluez et réajustez au besoin l’encadrement, les objectifs et les tâches à accomplir et le cas échéant, avisez le coordonnateur d’écart de conduite ou de lacune en termes des compétences.
- Répondez aux questions du stagiaire afin de maximiser son apprentissage et la quantité de travail accompli;
- Informez clairement le stagiaire de ce qu’on attend de lui; augmentez ses responsabilités graduellement et de façon appropriée;
Un superviseur attentif aux besoins de son stagiaire et fournissant la quantité requise d’explications obtiendra un bon rendement. Il faut vouloir transmettre son savoir et guider un étudiant.
Un superviseur de stage qualifié
Bien qu’il existe plusieurs styles de supervision, certaines qualités et compétences de base sont nécessaires pour accompagner et évaluer un stagiaire. Parmi celles-ci, notons la capacité d’être à l’écoute de l’autre et la volonté d’échanger avec le stagiaire en le questionnant et en favorisant les discussions.
Le superviseur de stage doit être apte à évaluer le stagiaire de façon constructive en prenant soin de valoriser ses réalisations et les progrès accomplis, tout en soulignant les aspects à améliorer.
Gestion des conflits : n'attendez pas!
Il est de votre responsabilité d’aviser rapidement le coordonnateur dès qu’une situation problématique survient.
La majorité des stages se déroulent bien. Les superviseurs de stage et les stagiaires se montrent en général très satisfaits. Cependant, il arrive que des difficultés surviennent, telles qu'un conflit de personnalité, une mésentente sur les tâches, un mandat qui ne démarre pas, un superviseur de stage non disponible, une attitude inadéquate du stagiaire, des difficultés d’apprentissage, etc.
Plusieurs causes peuvent être à l’origine de ces situations : divergence entre le profil du stagiaire et les exigences de la tâche, changements imprévus dans le mandat, départ de collègues ayant pour effet de surcharger le superviseur de stage, attentes trop élevées du stagiaire envers son stage ou, inversement, attentes trop élevées du superviseur envers le stagiaire.
Il est très important d’en discuter avec le coordonnateur de stage dès l’annonce des premiers signes, quelle que soit leur nature. Le coordonnateur prendra rendez-vous avec vous afin de trouver une solution satisfaisante pour les deux parties. Il pourra jouer un rôle de soutien ou de médiation.
À la fin du stage
- Discutez avec le stagiaire de l’appréciation de stage que vous ferez parvenir au coordonnateur.
- Prenez connaissance du document L'entrevue de départ (PDF).
N’hésitez pas à communiquer avec nous, c’est avec plaisir que nous répondrons à vos questions!
Le code d’éthique des intervenants dans le cadre du régime d’enseignement coopératif de l’ÉTS permet aux étudiants et aux employeurs de bien connaître les règles en matière de placement de stagiaires dans le cadre du régime d’enseignement coopératif de l’ÉTS.
Il s’inspire du code de déontologie de l’Association canadienne de l’enseignement coopératif (ACDEC) et de l’Association canadienne des spécialistes en emploi et des employeurs (ACSEE).
Consultez le code d'éthique (PDF).