Consignes pour les répondants et répondantes

Choisir une personne répondante qui vous connaît bien

Certains organismes exigent des lettres ou des formulaires de recommandation. Ces documents sont très importants pour les demandes et il faut donc choisir une personne répondante qui vous connaît suffisamment pour se prononcer sur :

• vos connaissances;
• vos aptitudes et potentiel à la recherche (s’il y a lieu, car selon le type de bourse demandé, il est possible que le répondant n’ait pas à témoigner du domaine de la recherche, mais d’autres aspects comme votre leadership, etc.);
• vos habiletés de communication;
• votre leadership et votre entregent;
• vos points forts par rapport à d’autres étudiants et étudiantes.

Il est important de choisir une personne qui vous connaît suffisamment pour vous fournir une lettre étoffée. Si elle hésite à vous fournir une lettre, choisissez quelqu’un d’autre. Habituellement, la directrice ou le directeur de recherche actuel ou proposé constitue un excellent répondant, mais il est requis de consulter les règles du concours pour vérifier les exigences de l’organisme concernant le choix de la personne répondante. La lettre de cette personne est extrêmement importante car elle peut faire toute la différence entre obtenir une bourse ou non, et ce, même pour un bon candidat ou une bonne candidate.

Il est important de lui dire :

• de mentionner dans son texte des faits, des exemples très concrets,
• de rédiger sa recommandation sous forme de texte et non une liste,
• qu’une recommandation trop courte est perçue négativement, même lorsque les commentaires sont positifs.

Il est important de lui fournir des informations sur vous.

Si la personne répondante doit témoigner de votre dossier académique, potentiel à la recherche et expériences, envoyez-lui une copie de votre demande de bourse (ou de vos textes : résumé de recherche, expériences…). Il ou elle pourra ainsi fournir des informations additionnelles tout en faisant des liens avec vos expériences ou autres éléments mentionnés dans votre demande.

Lui envoyer aussi votre curriculum vitae afin d’avoir un aperçu plus large de votre profil et faire des liens, s’il y a lieu, dans sa lettre.

Rappelez-lui la date limite pour l’envoi de sa lettre ou du formulaire de recommandation.

Il vous revient de vous assurer que les répondants ou répondantes connaissent la date limite du concours visé afin de transmettre leur lettre ou formulaire sans retard dans le respect des règles des organismes. L’absence de la recommandation à la date limite d’un concours rend votre dossier incomplet. Selon le concours, cela entraîne le rejet de votre dossier ou l’impossibilité de soumettre à l’organisme.

Donnez à votre répondant ou répondante toutes les informations pertinentes sur le mode de transmission demandé par l’organisme (p. ex. : par la poste, en ligne, électroniquement, etc.) et assurez-vous de lui envoyer les adresses complètes ou hyperliens pertinents lorsque requis.

Relancez la personne répondante.

Au moins une semaine avant la date limite du concours visé, contactez votre répondant ou répondante afin de vérifier si tout va bien et vous assurer qu’il ou elle sera en mesure de transmettre sa lettre avant la date limite du concours visé.

Pour nous contacter : Info-ÉTS ou Bureau des cycles supérieurs (A-1700).