Foire aux questions

Comment procéder au dépôt (archivage) de mes documents?

Pour archiver vos documents au Bureau de la gestion des documents et des archives :

1. Déposez vos dossiers dans une boîte d’archives que vous pouvez vous procurer au Bureau. 
2. Remplissez le formulaire Dépôt de document au Bureau de la gestion des documents et des archives selon les indications de l’aide-mémoire (vous aurez autant de formulaires que de boîtes d’archives).
3. Imprimez une seule copie de chaque formulaire et déposez-le dans la boîte d’archives correspondante.
4. Faites parvenir vos formulaires dûment remplis à archives@etsmtl.ca et nous planifierons le transport de vos boîtes vers le Bureau de la gestion des documents et des archives.

Pour plus d’information, consultez le Petit guide d’archivage des dossiers.



À quelle fréquence effectuer le dépôt de mes documents?

Idéalement, une fois par année.



Combien de temps dois-je conserver mes documents à mon bureau?

Pour l’instant, communiquez avec Josée Guillemette (poste 7953) pour obtenir des conseils.



Comment récupérer un document/dossier déposé au Bureau de la gestion des documents et des archives?

Après avoir repéré votre document/dossier dans vos formulaires Dépôt de document au Service des archives, envoyez votre demande par courriel en indiquant :

• le titre du dossier
• l’année
• le numéro de contenant
• l’adresse de conservation
• la cote, si disponible

Si vous désirez récupérer le document/dossier de façon permanente, mentionnez-le dans votre courriel.



Que faire si je ne repère pas le document/dossier dans les formulaires Dépôt de document au Bureau de la gestion des documents et des archives?



Qu’est-ce qu’un document dit essentiel? C'est un document indispensable au fonctionnement d’une organisation ou qui assurerait la continuité de ses activités à la suite d’un sinistre, d’un sabotage ou d’une erreur.

Exemple : plan d’urgence, contrats et ententes, convention collective, plans des bâtiments, titres de propriétés, règlements, politique et autres.

Sauf exception, les documents essentiels originaux sont confiés au Bureau de la gestion des documents et des archives.



Quels sont les documents que je dois déchiqueter?

1)  Les documents confidentiels :

• renseignements nominatifs
• renseignements relatifs à la vie privée d’un étudiant ou d’un employé et qui permettent de porter un jugement sur eux

Exemple : son nom, sa date de naissance, son code permanent, son numéro d’assurance sociale, son adresse personnelle, une note d’examen, une évaluation, rapport médical, etc.

2)  Les documents stratégiques :

• renseignements relatifs à des opportunités d’affaires, des décisions ou des actions qui sont déterminantes pour le développement de l’ÉTS

Exemple : projet d’entente ou de partenariat avec un pair, projet d’achat d’importance, projet de construction, appels d’offres, projet de dépôt de brevet, etc.

Cette directive s’applique autant aux documents dactylographiés qu’aux brouillons, documents de travail, annotations et notes manuscrites.



Quels sont les documents que je peux déposer dans le bac à recyclage?

Les documents diffusés à l’externe ou d’usage interne (non confidentiel ou stratégique).



Tous les documents à déchiqueter sont-il pris en charge par le Bureau de la gestion des documents et des archives?

Si votre département/service possède une déchiqueteuse ou si vous avez confié la tâche à une compagnie de déchiquetage externe, il n’est pas nécessaire de nous remettre vos documents à détruire. Toutefois, si vous ne profitez pas de ces services, il nous fera plaisir de répondre à vos besoins. Il suffit de nous communiquer avec nous par courriel ou de passer à nos bureaux (A-3160).

Il est important de respecter certaines règles pour le déchiquetage via le Bureau de la gestion des documents et des archives : retirez les pinces, les élastiques, les boudins, les spirales et les protections en plastique. Réutilisez-les!

Si vous avez des photos, des cédéroms, des cassettes vidéo et des disquettes avec du contenu confidentiel ou stratégique, nous sommes en mesure de les faire déchiqueter. Le matériel n'ayant aucun contenu confidentiel ou stratégique peut être déposé dans les bacs de récupération prévus à cet effet. En cas de doute sur la nature du contenu, il vaut mieux les faire déchiqueter.

Notez que le déchiquetage de documents personnels ne peut être pris en charge lors de l’opération de déchiquetage institutionnel puisque cette opération est facturée.



Qu’arrive-t-il aux documents remis au Bureau de la gestion des documents et des archives pour déchiquetage?

Les documents à déchiqueter seront déposés dans des bacs cadenassés entreposés dans nos voûtes dont l’accès est limité au personnel du Bureau. Une compagnie externe spécialisée dans le déchiquetage de documents viendra sur place effectuer l’opération sous notre supervision.



En quoi la numérisation de documents s’avère-t-elle utile?

La numérisation est une méthode pratique pour diffuser de l’information soit à l’interne ou à l’externe de l’ÉTS. Elle évite les multiples photocopies et permet de garder un environnement plus vert! Le but de cette opération est de faire des copies secondaires de votre document original et non de le substituer.

Si vous désirez faire une opération de numérisation de substitution de vos documents originaux papier, adressez-vous au Bureau de la gestion des documents et des archives. Nous évaluerons la situation et nous établirons avec vous les étapes de travail.

Le format PDF est recommandé pour l’enregistrement de vos documents numérisés. Attention! Contrairement à la croyance, les documents en format PDF sont modifiables! Il est toutefois possible de sécuriser vos fichiers.



Pour un même document, faut-il archiver la version papier ou la version numérique?

Pour l’instant, nous vous recommandons de conserver la version numérique du document sur l’espace réseau. Ne détruisez pas vos documents numériques sous prétexte que vous les avez imprimés!

Il sera bientôt possible de déposer vos documents numériques dans notre progiciel SyGED après avoir déterminé avec vous que c’est la version originale.



À qui demander le sceau de l’ÉTS et comment l’utiliser?

Le Secrétariat général est responsable du sceau de l’ÉTS. Il existe deux types de sceau : le sceau embossé et le sceau à l’encre rouge. Selon votre besoin, l’un ou l’autre peut être apposé sur le document, sur une signature ou tout autre endroit spécifié. Vous devez vous adresser à Nathalie Charbonneau, secrétaire au Secrétariat général, si vous souhaitez faire authentifier un document.