• Établir, maintenir et déployer un programme de gestion documentaire;
• Concevoir, maintenir et mettre en application le guide de classification uniforme (GCU) et le calendrier de conservation;
• Valoriser une gestion documentaire intégrant les documents tous supports et tous formats confondus et déployer les moyens nécessaires pour sa mise en œuvre;
• Mettre en place des mesures de protection des documents et des archives;
• Acquérir et diffuser les archives de l’ÉTS;
• Assurer la formation et le support du personnel en matière de gestion documentaire

M-Files est une plateforme dont l’implantation progressive à l’ÉTS amènera un changement majeur dans notre façon de rechercher et gérer nos documents. Elle permettra d’organiser les documents en fonction de leur nature et non plus en fonction de leur emplacement.

M-Files permet :

• d’être mobile;
• de travailler en mode collaboratif (interne) ou par SharePoint (pour l’externe);
• de se connecter aux systèmes existants;
• de prendre en charge les documents institutionnels dès leur création;
• de gérer les différentes versions des documents;
• de rechercher des documents beaucoup plus efficacement;
• d’appliquer automatiquement la règle de conservation;
• et encore plus!

À terme, le déploiement de M-Files permettra une meilleure efficience organisationnelle (simplicité dans nos pratiques, gain de temps, transfert des connaissances, etc.) et contribuera à une saine gouvernance informationnelle au sein de l’organisation.

Nous vous invitons à consulter notre section « Projet M » pour plus d’informations en lien avec M-Files et son déploiement.