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    FAQ

Microsoft Teams

 
Teams est une application qui aide à favoriser la collaboration et le partage de documents au sein d’une équipe.

Microsoft Teams est accessible au personnel de soutien et aux professeurs. Pour faire la demande d'accès, il faut ouvrir un billet dans le portail GUS "faire une recherche rapide du mot clé Teams et choisir la demande Ajout, modification ou retrait d’accès TI ". Pour plus de détails, voir Comment demander accès à MS Teams dans GUS?.

Pour avoir accès aux produits autres que Microsoft Office 365, consultez le site PUDM (Authentification requise).

Règles d'utilisation
Rôle du propriétaire de l'équipe Teams
  • Le gestionnaire (un cadre de l’ÉTS) doit identifier un propriétaire de l’équipe Teams. Ce dernier peut également agir à titre de super utilisateur.  
  • Le propriétaire est imputable de la gestion des canaux et des droits d’accès des membres de l'équipe Teams.
  • Le propriétaire peut déléguer certaines tâches à un back-up. Le propriétaire initial conserve l'imputabilité de l’équipe Teams.
  • Le propriétaire de l’équipe Teams à la responsabilité de la mise à jour du Teams
  • Le super-utilisateur a la responsabilité d’offrir le soutien aux membres de l’équipe Teams.  Il est responsable d’offrir l’aide requise avant de créer un billet au GUS pour obtenir de l’aide.
Règles d'utilisation
  • Teams est un espace temporaire de travail collaboratif qui ne nécessite pas de connexion VPN pour fonctionner.
  • La création des équipes Teams est exclusivement sous la responsabilité du STI (via une demande GUS).
  • Les membres d’une équipe Teams doivent être uniquement des employés de l’ÉTS.
  • Si le propriétaire décide d’inviter une personne de l’externe dans une équipe Teams, avisez au préalable tous les membres de l’équipe.
  • Déposer la version finale de vos documents sur le répertoire réseau (T:\). Au besoin créer une version PDF pouvant être partagée auprès des membres de l’équipe dans Teams évitant ainsi toute nouvelle modification du document.  
  • Privilégier l’utilisation des canaux pour organiser vos documents et conversations par projet ou par dossier tels qu’ils le sont présentement dans l’espace T. Ainsi vous pourrez reclasser facilement vos documents par la suite.
  • Tous les documents doivent retourner sur le répertoire réseau (T:) à la fin de la crise
Si vous utilisez un appareil personnel :
  • S’assurer de ne pas déposer de documents institutionnels sur le poste de travail personnel. 
  • Prioriser l’application web de Teams http://office365.etsmtl.ca  pour travailler sur un appareil personnel.
Généralité sur Teams
Qu’est ce que Teams?
Microsoft Teams est une plate-forme numérique dédiée pour le travail en équipe. Il réunit les conversations, le contenu et les applications en un seul endroit. Lorsqu’une équipe est créée, voici ce qu’il y a à la disposition des membres:

  • Groupe privé de collaboration
  • Un espace de partage de fichiers
  • Un espace de conversationnel (chat, audio, vidéo)
    Une adresse courriel …
  • Un bloc-notes ...
  • Un canal de discussion de type général accessible à tous les membres de l’équipe

Afin de structurer les communications entre les membres de l’équipe, des canaux additionnels peuvent être créés par votre super utilisateur. Au besoin, des canaux privés peuvent être créés permettant de limiter leur accès aux membres de l’équipe invités.
Comment installer Teams?
Important : Installer sur l’ordinateur que vous utilisez à la maison.  Il ne faut pas installer Teams sur votre ordinateur par la « Connexion bureau à distance »!

1.    Se rendre sur l’URL suivant : https://teams.microsoft.com/downloads
2.    Cliquer sur Télécharger Teams si vous utilisez un ordinateur sous Windows ou bien sur Autres options pour accéder au téléchargement des autres systèmes d’exploitation

 Télécharger Teams

3.    Si vous avez choisi « Autres options »  à l’étape 2, sélectionner l’option qui correspond à votre appareil, sinon passer à l’étape suivante:

Autres options
 
L’installation sur un appareil mobile doit se faire à partir de votre appareil mobile à partir du Play store pour Android ou bien dans l’Apple Store pour iOS 

4.    Cliquer sur le fichier télécharger dans le bas de votre écran :

Lancer executable
 
5.    L’installation démarre et vous verrez apparaître automatiquement à l’écran :


Installation démarrée
 
6.    Teams démarrera lorsque l’installation sera complétée.  Pour épingler Teams à la barre des tâches, cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’icône Teams :
 
Epingler Teams
Comment se connecter à Teams?
Démarrez l'application Teams. Connectez-vous en utilisant le service d'authentification unique (SSO) avec votre adresse courriel et votre mot de passe de l’ÉTS.

Pour optimiser l’utilisation de Teams, il est suggéré d’utiliser Chrome ou Edge.
Télécharger l’application mobile
Pour l’installation sur un appareil mobile : téléchargement.
Vous pouvez aussi la télécharger à partir de:
App Store iOS 
Google Play Store.
Comment naviguer dans Teams?
Comment créer un répertoire?
La création de dossiers permet de structurer vos documents et facilite leur repérage. Pour ce faire:
  1. Sélectionnez le canal dans lequel des documents seront ajoutés
  2. Cliquez sur l’onglet “Fichiers”
  3. Cliquez sur “Nouveau”
  4. Sélectionnez “Dossier”
     
    Création répertoire
     
  5. Entrez le nom du répertoire dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, puis cliquez sur “Créer”

    Créer un Dossier
Comment créer un nouveau document?
Vous pouvez créer directement vos documents (Word, Excel, PowerPoint, Notebook et sondage Excel) dans Teams. Pour ce faire:
  1. Cliquez sur l’onglet “Fichiers”
  2. Cliquez sur “Nouveau”
  3. Sélectionnez le type de document que vous voulez créer

    Créer nouveau document

  4. Entrez le nom du document dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, puis cliquez sur “Créer”
  5.  
    Nommer nouveau document
Comment ajouter des connecteurs?
NOTE: Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour le CENTECH 

  1. Dans votre équipe, cliquez sur l’onglet “+”

    Ajout de connecteurs

  2. Cliquez sur l’application que vous voulez ajouter comme connecteur. Par exemple Planificateur

    Ajouter un onglet

  3. Donnez un nom à votre Plan, puis cliquez sur “Enregistrer”
Gestion des équipes dans Teams
NOTE: Uniquement le responsable de l'équipe peut ajouter, supprimer des membres et des canaux. Toutefois, les membres peuvent faire des demandes d’ajout de membres.
Comment modifier la sécurité de mon équipe TEAMS?
  1. Dans votre équipe, cliquez sur “ … “, puis sélectionner “Gérer l’équipe”

    Gestion de sécurité d'équipe dans TEAMS

    Note: Il est fortement recommandé de décocher les paramètres suivants:
     - Autoriser les membres à supprimer et à restaurer des canaux
     - Autoriser les membres à charger des applications personnalisées
  2. Cliquez sur “Paramètres”, puis sélectionnez “Autorisations des membres”

    Paramètre de gestion de sécurité d'équipe dans TEAMS
     
  3. Cochez/décochez les options que vous voulez
Comment gérer une équipe dans Teams?
Comment ajouter un membre à mon équipe TEAMS?


 
  1. Cliquez droit sur votre équipe ou cliquez sur les trois points comme montré dans l’image ci-jointe
  2. Dans le menu qui apparaît, choisir “Ajouter des membres”

    Ajout des membres à mon équipe
     
  3. Saisir le nom de la personne que vous voulez ajouter comme membre, puis cliquer sur le bouton “Ajouter”

    Ajouter des membres à Teams Test 2018
Comment supprimer un membre dans une équipe TEAMS?

 
  1. Dans votre équipe, cliquez sur " … ", puis sélectionnez "Gérer l’équipe"

    Gérer votre équipe
     
  2. Cliquez sur l’onglet "Membres", puis cliquez sur "X" pour enlever ce membre

    Note: Pour supprimer un propriétaire d’une équipe, il faut d’abord modifier le statut de propriétaire à membre.

    Enlever membre
Comment transformer un membre en propriétaire d'équipe?
  1. Dans votre équipe, cliquez sur " … ", puis sélectionner "Gérer l’équipe"

    Gérer équipe

  2. Cliquez sur l’onglet "Membres", puis sélectionnez "Propriétaire" dans la colonne "Rôle"

    Transformer en propriétaire
Comment partager un document avec un usager qui n’a pas de compte Microsoft?

  1. Dans le menu Fichier de votre canal, sélectionnez le document à partager. À l’aide des trois petits points situés à droite de votre document, sélectionner l’option Ouvrir dans SharePoint.

    Ouvrir dans Sharepoint
     
  2. Dans votre site sharepoint, sélectionnez et partager le document

    Sélectionner document puis partager
     
  3. Entrez l’adresse de courriel de la personne que vous voulez partager avec, puis cliquez sur le bouton “Envoyer”

    Envoyer le lien par courriel
     
  4. La personne recevra un courriel avec le lien à cliquer. Cliquez sur “Ouvrir” pour voir le document

    Réception du lien avec avertissement
     
  5. La personne doit entrer son adresse de courriel pour recevoir le code de vérification

    Vérification d'identité
     
  6. Elle recevra par la suite un courriel de Microsoft qui contient le code de vérification

    Réception code de vérification
     
  7. En fin, elle doit entrez le code de vérification pour connecter et consulter le document partagé

    Saisie du code reçu
Comment ajouter un utilisateur externe à une équipe?


  1. Cliquez droit sur votre équipe ou cliquez sur les trois points comme montré dans l’image ci-dessous
  2. Dans le menu qui apparaît, choisir “Ajouter des membres”

  3. Ajouter un utilisateur externe à une équipe

  4. Saisir l’adresse de courriel de la personne que vous voulez inviter dans votre équipe, puis cliquer sur “Ajouter adresse de courriel en tant qu’invité” et enfin cliquer sur le bouton “Ajouter”

    Ajouter des membres à Team Test 2018
     
  5. À l’aide du crayon situé à droite de l’adresse du membre invité, vous pouvez modifier les informations afin de

    Modifier un membre
Comment un utilisateur externe peut-il accéder à une équipe dans Teams?
  1. Un propriétaire d'équipe ajoute un invité à une équipe
  2. L’utilisateur externe recevra un courriel de MS Teams après avoir été invité à joindre une équipe. Si l’utilisateur utilise déjà Teams, il clique sur « Ouvrir Microsoft Teams » pour accéder à l’équipe.

    Ajouter des membres

     
  3. Si par contre, il s’agit d’un nouvel utilisateur Teams et que l’application n’est pas installée sur le poste de travail, l’option à sélectionner est « Utiliser plutôt l’appli Web». Toutefois, l’utilisateur doit posséder un compte Microsoft.

    Ajouter membres (suite)

     
  4. Si l’utilisateur invité ne possède pas de compte Microsoft associé à son adresse de messagerie, il sera redirigé vers un lien lui permettant de créer un compte gratuitement. Suivre la procédure..

    Créer un compte

     
  5. Confirmation de votre adresse courriel, en entrant le code que vous avez reçu par courriel

    Créer un mot de passe

     
  6. Suite à la création du compte, l’accès à l’équipe Teams est alors possible. 

    Confirmer l'adresse email
Gestion des canaux dans Teams

Note: Uniquement le propriétaire de l’équipe peut ajouter, supprimer des canaux.

Attention:  le nom d’un canal est unique. De ce fait, il est impossible de réutiliser le nom d’un canal même si ce dernier a été supprimé.
Qu’est-ce qu’un canal?
Un canal est une section dédiée aux membres d’une équipe pour stocker les conversations organisées par sujets.
À quoi sert un canal?
Un canal permet d’organiser les discussions autour d’un sujet.

Deux types de canaux peuvent être créés: le canal dit standard qui est disponible et visible à tous les membres de l’équipe et le canal privé accessible à certains membres de l’équipe. Ils sont généralement utilisés pour des conservations à caractères confidentiels. 
Comment créer un canal dans Teams?
  1. Cliquez sur les «...»situés à droite du nom de l’équipe.

    Cliquer sur ...
     
  2. Sélectionnez l’option « Ajouter un canal »

    Ajouter un canal

     
  3. Attribuez un nom significatif à votre canal
    Attribuer un nom
  4. Sélectionnez le niveau de confidentialité du canal. S’agit-il d’un canal standard (1) accessible à l’ensemble des membres de l’équipe ou d’un canal privé (2) uniquement accessible à certains membres de l’équipe.
    Confidentialité
  5. S’il s’agit d’un canal standard, cochez l'option « Afficher automatiquement ce canal dans la liste des canaux de tous les membres » et cliquez sur le bouton «Ajouter»
    Ajouter canal
Par le portail GUS – faire une recherche rapide du mot clé Teams et choisir la demande Ajout, modification ou retrait d’accès TI

 Recherche rapide sur Teams

Puis, compléter le billet en mentionnant les points suivants:    
  • Accès demandé : Ajout
  • Type d’accès : Teams (Office 365)
  •  Le nom d’un super-utilisateur qui sera responsable de gérer l’outil Teams (identifié par le gestionnaire)
  • Décrire le besoin
  • Une personne du STI vous contactera ensuite pour compléter les étapes d’implantation et la formation
  • Les demandes seront traitées dans l’ordre reçu.
Demande accès Teams
Comment obtenir de l’aide dans Teams?
Liste des problèmes connus
Comment puis-je supprimer les canaux privés ?
Problème connu chez Microsoft mais la solution de contournement proposée par Microsoft ne fonctionne pas.

Faire une demande GUS en fournissant l’adresse URL du site à détruire

Pour obtenir l’adresse le propriétaire doit:
  • Se positionner sur le canal privé à supprimer
  • À l’aide des situés dans le coin supérieur droit, il choisit l’option «Ouvrir dans SharePoint» et copie l’adresse URL correspondant au site dans la demande GUS
Comment puis-je converser avec un groupe de personne qui utilisent Skype et d’autres Teams ?
  • Sélectionner l’icône conversion  
  • Débuter une nouvelle conversation à l’aide de l’option  

  • Saisir les noms des membres que vous désirez joindre
  • Attribuer un nom à votre groupe en utilisant la  située en haut à droite de l’écran
Comment puis-je trier mes fichiers par ordre alphabétique ou numérique et conserver cet affichage ?
Comment puis-je détruire un canal privé ?
Il est impossible pour l’instant de détruire un canal privé
MAC - Installation plug-in Teams pour Outlook
Pour utiliser le plugin Teams dans Outlook pour Mac, il faut absolument avoir la version Outlook 365 dans l’App Store.
Combien de temps les canaux supprimés sont-ils conservés ?
Ils sont conservés indéfiniment
Puis-je archiver mes canaux qui ne sont plus nécessaires ?
Les canaux peuvent être supprimés et restaurés en tout temps.  
Pour ce faire, sélectionner le menu Gérer l’équipe,  afficher les canaux supprimés,  réactiver le canal à l’aide de la fonction «Restaurer»
Comment puis-je connaître le propriétaire de l’équipe ?
La fonction « Gérer l’équipe » permet d’afficher le nom des propriétaires de l’équipe »
Lorsque nous ajoutons un membre externe, doit-il avoir une licence Teams?
Non, le membre externe doit uniquement posséder un compte Microsoft
Comment puis-je faire afficher plus de 4 participants dans mes réunions Teams ?
Contrairement à Zoom, il n’est pas possible de voir plus de 4 participants dans une réunion Teams. Une mise à jour est attendu de l’équipe Microsoft.
Peut-on utiliser Teams pour le contrôle à distance ?
Oui, Teams permet de prendre à distance le contrôle d’un poste.
Puis-je récupérer un document supprimer par erreur ?
Oui,
  • il faut d’abord ouvrir le fichier dans SharePoint


  • Récupérer votre plus récente version
Quelle est la taille maximale des documents que je peux enregistrer ?
La taille maximale de chaque fichier est de 15 Go
Quelle est l’utilité de l’option « Lecteur immersif » disponible dans la partie droite  du champ d’une conversation ?
Cette option permet de transformer la prise de connaissance d’un message écrit en message audio, donc vous entendrez chacun des mots contenus dans le message reçu.

Peut-on initier une conversation avec une personne externe à l’organisation ? 
Oui si cette personne possède une licence Teams.
Pour ce faire, accédez à l’icône «Conversation»  saisissez l’adresse courriel de votre destinataire dans la partie centrale située au haut  de Teams (1)  et sélectionnez la recherche en externe (2).

Peut-on ajouter un planificateur dans un canal privé ?
Il n’est pas possible de créer un planificateur dans un canal privé.
docs.microsoft.com/fr-fr/microsoftteams/private-channels
Est-il possible de visualiser mes tâches du planificateur dans Outlook ?
Pour l’instant, il est impossible de visualiser nos tâches dans Outlook, puisque nous n’avons pas migré les courriels dans Office365.
Je suis incapable de télécharger une photo dans mon profil Teams ?
Il s’agit d’un problème connu de Microsoft. Il semble être un problème connu :

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/quot-there-was-a-problem-saving-the-photo-please-try-again-quot/m-p/808222


La solution de contournement est de changer la photo dans
https://moncourriel.etsmtl.ca/owa
Quelle est la capacité maximale de sauvegarde de Teams? 

Une section aide est disponible dans TEAMS. Elle donne accès à différents articles sur l’utilisation de la plateforme.

 
Aide Teams

Pour de plus amples informations, visiter le :Centre d’aide sur Microsoft Teams.

Dernière mise à jour : Le 7 mai 2020