Les événements à l'ÉTS

Configuration de l’espace

• Avec scène
  • Avec scène uniquement
  • Avec table bistro
  • Avec table bistro et lutrin
  • Avec lutrin
• Sans scène
  • Sans scène uniquement
  • Avec table bistro et lutrin
  • Avec Lutrin
  • Panel avec fauteuil
  • Panel avec table et chaise.

Appel de service

Configuration de salle :

• Cocktail

Appel de service

Configuration de scène

• Conférence
• Panel avec fauteuil
• Panel avec table

Appel de service

Configuration de salle :

• Banquet avec service traiteur
• Banquet sans service traiteur

Appel de service

Configuration de salle :

• Cocktail
• Plan vierge | Veuillez communiquer avec la Régie pour tout aménagement personnalisé du hall A.

Appel de service

Configuration de salle :

• Kiosque côté escaliers mécaniques
• Kiosque côté œuvre d’art

Appel de service

Configuration de salle :

• Kiosques
• Plan vierge | Veuillez communiquer avec la Régie pour tout aménagement personnalisé du hall B.

Appel de service

Configuration de salle :

• Cocktail sans vestiaire
• Cocktail avec vestiaire

Appel de service

Configuration de salle

• Cocktail sans vestiaire
• Cocktail avec vestiaire

Appel de service

Configuration de scène :

• Conférence
• Panel avec fauteuils
• Panel avec table

Configuration de salle :

• Théâtre
• Théâtre/Cocktail
• Demi-lune
• Demi-lune/Cocktail
• Banquet
• Banquet/Cocktail
• Cocktail

Appel de service

Recommandé pour les groupes de 75 personnes et plus

Configuration de scène :

• Conférence
• Panel avec fauteuils

Configuration de salle

• Théâtre/Cocktail
• Demi-lune/Cocktail
• Banque/Cocktail

Appel de service

Notez qu'il est interdit d'afficher sur les murs de l'École.

Pour un affichage optimal, utilisez les réglettes à billes que l'on retrouve aux endroits les plus fréquentés et complétez le tout avec des supports d'affiches.

Pour obtenir des supports d'affiches, vous devez faire un appel de service à l'équipement.

Emplacement des réglettes à billes :

• Pavillon A : Hall
• Pavillon A : 1^er étage, secteur de l'auditorium A-1600
• Pavillon A : Sous-sol 1
• Pavillon A : Sous-sol 2
• Pavillon B : Hall

Votre signalisation doit mettre en évidence :

• le nom de l'événement
• la date et l'heure
• le local

IMPORTANT : N'oubliez surtout pas de planifier le démontage et de retirer l'affichage et la signalisation lorsque l'événement sera terminé.

Demande de permis de réunion pour les événements avec alcool (vendu ou distribué)

Événements dans le pavillon A

Les services alimentaires de l'École (Chartwells) détiennent un permis d'alcool exclusif pour le hall A et la cafétéria. Il n'est donc pas nécessaire d'en faire la demande pour ces espaces. Exceptionnellement, Chartwells peut cependant émettre une dérogation afin que les boissons alcoolisées soient prises en charge par les organisateurs.

Pour les autres événements (au moins 20 jours avant votre événement)

Le Service des affaires juridiques a élaboré un guide à l'intention des organisateurs d'événements pour la délivrance d'un permis d'alcool. Dans ce guide, vous trouverez les procédures et délais pour faire une demande de permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) pour les événements se déroulant dans les esapces suivants :

• pavillon A avec dérogation de Chartwells
• pavillon B, E et D
• INGO et Centech
• cour des résidences
• terrain n'appartenant pas à l'ÉTS (p. ex. Parc Jean-Drapeau, Centre Claude-Robillard, etc.)

Guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool (PDF)

Pour information : Diane Guay, technicienne juridique, poste 7107.

Le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) dispose et met à disposition des événements différents équipements et mobiliers

Véhicules de l'ÉTS

Pour réserver un véhicule de l'ÉTS, envoyez un courriel à Réservation véhicules de l'équipement.

Kiosques tapis

Différentes grandeurs sont disponibles. À réserver via votre appel de service.

Lutrin ÉTS

Vous devez en faire la demande par appel de service à l'équipement. Notez que c'est le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) qui s'occupe du lutrin (mobilier) mais c'est le service de l'audiovisuel qui est responsable des micros utilisés avec le lutrin.

Nappes

Si vous voulez des nappes pour vos tables cocktail, vous devez en faire la demande auprès du traiteur de l’École (5 $ l'unité). Les tables de la section de la salle des pas perdus du A-1600 ne nécessitent pas obligatoirement des nappes (à votre choix). Par contre, il est fortement conseillé de louer des nappes pour recouvrir toutes les autres tables cocktail afin d’avoir un événement d'allure professionnelle.

Vestiaire

Environ 30 manteaux peuvent être accrochés sur les supports à vêtement. Les cintres sont fournis mais pas les coupons numérotés. Si vous désirez acheter des coupons, vous pouvez vous les procurer à la Coop ÉTS.

Consultez la liste complète et les photos du matériel disponible.

Assistance pour événement

Si vous souhaitez la présence d’un technicien en permanence pour votre événement, vous devez en faire la demande via votre appel de service. (frais applicables et selon disponibillité).

Si l'événement commence avant 8 h 30, il est possible qu'il y ait des frais pour temps supplémentaire. Notez qu’il y a également des frais si le technicien de l’École doit faire des heures supplémentaires et/ou travailler la fin de semaine ou un jour férié. Sinon, le technicien sera présent au montage et démontage seulement.

Capacité Wi-Fi

• A-1150-1160-1170 : entre 800 et 900 utilisateurs
• A-1600 et pas perdus : 900 utilisateurs
• Cafétéria : 1400 utilisateurs
• Hall pavillon A : 800 utilisateurs
• Hall pavillon B : 700 utilisateurs
• Salon des diplômés Vidéotron : 400 utilisateurs

Prises réseaux

Vous devez demander leur activation en donnant le numéro des prises afin qu'elles soient fonctionnelles.

Comptoir de prêt

Certains équipements sont disponibles au comptoir de prêts. entre autres :

• télévoteurs
• pointeur et souris à distance
• tablette
• ordinateur portable

Pour les réserver, faite un appel de service sur le portail GUS.

Matériel disponible

Consultez la liste et les photos du matériel disponible.

La livraison de marchandises peut se faire aux quais de réception des marchandises, du lundi au vendredi :

Pavillon A
1125, rue William (H3C 1P7)
De 7 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h 45

Pavillon B
511, rue Jean-d'Estrée (H3C 6M8)
De 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 45

En dehors de ces heures, vous devez faire une demande par courriel au Bureau de la prévention et de la sécurité afin qu'on vous donne accès au quai de réception des marchandises.

Vous devez aviser le Bureau de la prévention et de la sécurité de la tenue d'événements dans le cadre desquels :
 

• un dignitaire ou une personnalité publique élue est présente. Afin que le dispositif de sécurité adéquat soit mis en place;
• un stationnement est requis pour un dignitaire, une personalité publique ou élue. La sécurité se chargera de coordonner la réservation du stationement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement;
• du matériel et des équipements de valeur demeurent dans les espaces communs durant plusieurs jours. (frais applicables);
• de nouvelles décorations ou du nouveau matériel est acheté, afin de vous assurez que les matériaux sont incombustibles ou ignifuges.

Pour toute question ou plus information, communiquez avec le Bureau de la prévention et de la sécurité par courriel ou au poste 8900.

Pour un événement :

• durant la semaine : vos invités doivent utiliser le stationnement du pavillon B car celui du pavillon A est réservé aux permis mensuels seulement. Après 17 h, il possible de stationner dans le pavillon A.
• durant la fin de semaine : les stationnements des pavillons A et B sont ouverts aux visiteurs.

Vous désirez offrir le stationnement à vos invités?

Cela se fait aux frais de l'organisateur. Communiquez avec le Service des entreprises auxiliaires, poste 7511, pour obtenir des coupons prépayés et connaître la marche à suivre.

Vous attendez un ministre, un élu ou un dignitaire?

Coordonnez la réservation du stationnement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement avec l'aide du Bureau de la prévention et de la sécurité.

Informations générales

Tarif (pavillons A et B)
15 $/jour par espace de stationnement
11 $ en soirée de 17 h à minuit

Heures d'ouverture
Pavillon A : Samedi, dimanche et jours fériés : 7 h 30 à 19 h
Pavillon B : 24 h / 24

Entrée des stationnements intérieurs
Pavillon A : 1105, rue William
Pavillon B : 531, rue Jean-d'Estrée

Les services du traiteur sont requis pour des événements où il y a consommation de nourriture et/ou d'alcool.

Traiteur interne Chartwells

Chartwells, qui opère la cafétéria de l’École, offre un service traiteur et détient un permis pour les événements qui se déroulent dans le hall du pavillon A.

Pour passer une commande ou obtenir plus d'information, consultez le site de Chartwells à l'ÉTS.

• Commande pour le traiteur : communiquez avec Noémie Pilon
• Coupons-repas pour la cafétéria : communiquez avec Annie Dumouchel

Traiteur externe

Il est aussi possible de faire affaire avec un traiteur externe; toutefois, il est recommandé aux organisateurs d’événement de faire un choix avisé lors de la sélection de leur fournisseur. Optez pour un fournisseur local ayant de bonnes pratiques environnementales.

Par ailleurs, l’organisateur de l’événement a la responsabilité d’obtenir certaines pièces justificatives de la part du traiteur choisi. Il devra notamment obtenir :

• une copie du permis MAPAQ;
• une preuve d’assurance.

Puis envoyer le tout au comité des événements.