Les événements à l'ÉTS

Les chamboulements liés à la COVID-19 nous obligent à suspendre la tenue d’activités et d’événements en présentiel, et ce jusqu’à nouvel ordre. Toutefois, si vous souhaitez profiter de l’occasion pour repenser vos projets, trouver de nouvelles façons de faire, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de la Régie.

La planification de votre événement commence ici!

L’organisation des événements à l’ÉTS se fait en quatre étapes faciles à suivre.

  • Étape no 1 : Faites une demande d’autorisation d’événement
  • Étape no 2 : Préparez le plan d’aménagement
  • Étape no 3 : Déterminez vos besoins matériels
  • Étape no 4 : Déterminez vos besoins multimédia
Comment organiser un événement

Étape no 1 : Faites une demande d'autorisation d'événement

Une demande d'autorisation est requise pour tous les événements d'envergure et/ou ayant lieu dans les espaces publics et utilisant les ressources de l'ÉTS.

Avant d'entreprendre l'organisation de votre événement, vous devez donc remplir le formulaire de demande d’autorisation d’événement.

L'autorisation de tenir votre événement sera accordée sous réserve des ressources disponibles à l'ÉTS et du respect des réglements en vigueur.

Vous recevrez une confirmation dans un délai de 72 heures, à la suite de quoi les locaux seront réservés officiellement et pourrez, grâce à votre numéro d’autorisation, procéder à vos appels de service.

IMPORTANT

Avant de remplir le formulaire, vérifiez la disponibilité de l'emplacement envisagé soit :

  • dans le calendrier Outlook (Dossiers publics / Tous les dossiers / ÉTS / Événements de l'ÉTS)
  • ou auprès de equipe-evenements@etsmtl.ca

Aussi, il est fortement déconseillé d'entamer l'organisation et la promotion d'un événement avant que celui-ci ait été approuvé officiellement.

La régie des événements se dégage de toute responsabilité dans l'éventualité où un événement annoncé, mais non approuvé, devrait être annulé en raison de la non-disponibilité des salles demandées.
 


Étape no 2 : Préparez votre plan d'aménagement

Il existe des plans d’aménagement déjà configurés. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les modifier selon vos besoins. Si vous préférez élaborer votre propre plan d’aménagement, vous pouvez le faire en utilisant les plans vierges.

Marche à suivre :

  1. Téléchargez votre plan;
  2. Remplissez l'entête;
  3. Indiquez tout le matériel nécessaire à votre événement, incluant le matériel multimédia (ordinateurs, prises réseaux, écran, micro, etc.);
  4. Sauvegardez votre plan avec cette nomenclature :
       Date_Plan_nom de l’événement_#xxxx-xx
       Par exemple : 2015-04-08_Plan_Dévoilement Applets Mobile_#1503-21
  5. Envoyez votre plan au Comité événements


Étape no 3 : Déterminer vos besoins matériels

L’appel de service au Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) vous permet de transmettre la liste de vos besoins matériels, par exemple : tables, chaises, vestiaire, lutrin, scène, affichage etc.

Toutes vos demandes d’équipement doivent être faites :

Concentrez toutes vos demandes sur un même appel en incluant la date, l’heure et l’endroit où les équipements sont requis.

Pour toute question ou information, communiquez avec Étienne Cormier-Blouin par courriel ou par téléphone au poste 7326.

Étape no 4 : Déterminer vos besoins audiovisuels et informatiques

L’appel de service multimédia vous permet de transmettre la liste de vos besoins audiovisuel et informatiques, par exemple micros, écrans, ordinateur, Wi-Fi, imprimantes, prises réseaux etc.

Toute demande doit être faite par le formulaire audiovisuel pour événements.

Pour toute question ou information, communiquez avec l'équipe audiovisuelle de la régie des événements par courriel ou par téléphone aux postes 7651 (Vincent St-Onge) ou 7980 (Thomas Latraverse).

Espaces publics et salles

L’ÉTS disposent de plusieurs salles et espaces où il est possible et adéquat de tenir des événements.

Type d'événement : de plus de 200 personnes, avec kiosques, etc.  Plan vierge   |   Plan vierge avec rideaux

Style cocktail

Capacité : 250   |   Plan d'aménagement


Style théâtre

Capacité : 319  |  Plan d'aménagement


Style mixte (cocktail et théâtre)

Capacité : 250  |  Plan d'aménagement avec buffet   |   Plan d'aménagement  avec bouchées


Style kiosques

Capacité : 26 kiosques maximum   |   Plan d'aménagement

Type d'événement : conférence avec service traiteur. Notons que le A-1600 et la salle des pas perdus ne peuvent pas être réservés séparement.

Plan vierge

AUDITORIUM

Capacité : 294  |  Plans d'aménagement style présentation  |  style panel  |  style discussion
Fiche technique

SALLE DES PAS PERDUS (espace vitré)

Style lancement

Capacité : 100  |  Plan d'aménagement

Style conférence de presse

Capacité : 75  |  Plan d'aménagement

Style cocktail

Capacité : 200  |  Plan d'aménagement

Type d'événement : petite conférence sans service de traiteur

Plan vierge

A-1150
Capacité : 108  |  Plan d'aménagement    |   Fiche technique

A-1160
Capacité : 108  |  Plan d'aménagement    |   Fiche technique

A-1170
Capacité : 108  |  Plan d'aménagement   |   Fiche technique

Type d'événement : repas assis

Plan vierge

Cafétéria (espace pour événement face à la vitrine des robots)
Capacité :
- avec buffet : 280   |   Plan d'aménagement
- avec buffet : 176   |   Plan d'aménagement
- avec service : 176   |   Plan d'aménagement

Cafétéria (espace sous le pendule de Foucault)
Capacité : 80   |   Plan d'aménagement

Cafétéria et hall du pavillon A
Capacité : variable   |   Plan vierge

Type d'événement : réunion de conseil d'administration

Capacité :  35   |   Plan vierge

Capacité :  200-300   |   Plan vierge

Type d'événement : utilisation restreinte pour événements spéciaux

La cour des résidences n'est pas recommandée pour organiser un événement car les frais sont élevés et les disponibilités restreintes.

Capacité : 500-800   |   Plan vierge

Pour vérification des disponibilités, communiquez avec Jean-Pierre Rivard, poste 7493. Une fois les disponibilités vérifiées, poursuivez les étapes de l'organisation d'événement.

Important : cette salle doit être remise en place par les organisateurs après utilisation. Le nettoyage est fait pendant la nuit.

Type d'événement : événements en lien avec INGO, petit cocktail de 40 personnes ou moins

Capacité : 40   |   Plan d'aménagement

Type d'événement : le Salon des diplômés Vidéotron est l’espace idéal pour tenir des conférences, des ateliers de travail ou encore de petits galas.

Plan vierge

Style théâtre
Capacité : 120   |   Plan d'aménagement

Style théâtre/cocktail
Capacité : 120   |   Plan d'aménagement

Style cocktail
Capacité : 170   |   Plan d'aménagement

Style banquet
Capacité : 100   |   Plan d'aménagement

Style banquet/cocktail
Capacité : 84   |   Plan d'aménagement

Style demi-lune
Capacité : 72   |   Plan d'aménagement

Fournisseurs et services

La planification de votre événement nécessitera de faire appel à plusieurs fournisseurs ou services.

Notez qu'il est interdit d'afficher sur les murs de l'École.

Pour un affichage optimal, utilisez les réglettes à billes que l'on retrouve aux endroits les plus fréquentés et complétez le tout avec des supports d'affiches.

Pour obtenir des supports d'affiches, vous devez faire un appel de service à l'équipement.

Emplacement des réglettes à billes :

Photos des supports d'affiches   |   Tableau des types et dimensions des affiches pour les supports

Votre signalisation doit mettre en évidence :

  • le nom de l'événement
  • la date et l'heure
  • le local

IMPORTANT : N'oubliez surtout pas de planifier le démontage et de retirer l'affichage et la signalisation lorsque l'événement sera terminé.

Demande de permis de réunion pour les événements avec alcool (vendu ou distribué)


Événements dans les pavillons A et B

Les services alimentaires de l'École (Chartwells) détiennent un permis d'alcool exclusif pour les pavillons A et B. Il n'est donc pas nécessaire d'en faire la demande. Exceptionnellement, Chartwells peut cependant émettre une dérogation afin que les boissons alcoolisées soient prises en charge par les organisateurs.


Pour les autres événements (au moins 30 jours avant votre événement)

Le Service des affaires juridiques a élaboré un guide à l'intention des organisateurs d'événements pour la délivrance d'un permis d'alcool. Dans ce guide, vous trouverez les procédures et délais pour faire une demande de permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) pour les événements se déroulant dans les esapces suivants :

  • pavillons A et B avec dérogation de Chartwells
  • INGO et Centech
  • cour des résidences
  • terrain n'appartenant pas à l'ÉTS (p. ex. Parc Jean-Drapeau, Centre Claude-Robillard, etc.)

Guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool (pdf)

Pour information : Diane Guay, technicienne juridique, poste 7107.

Le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) dispose et met à disposition des événements différents équipements et mobiliers


Camion cube ÉTS

Pour réserver le camion, envoyez un courriel à Réservation véhicules de l'équipement.


Kiosques tapis

Différentes grandeurs sont disponibles. À réserver via votre appel de service.


Lutrin ÉTS

Vous devez en faire la demande par appel de service à l'équipement. Notez que c'est le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) qui s'occupe du lutrin (mobilier) mais c'est le service de l'audiovisuel qui est responsable des micros utilisés avec le lutrin.


Nappes

Si vous voulez des nappes pour vos tables cocktail, vous devez en faire la demande auprès du traiteur de l’École (5 $ l'unité). Les tables de la section de la salle des pas perdus du A-1600 ne nécessitent pas obligatoirement des nappes (à votre choix). Par contre, il est fortement conseillé de louer des nappes pour recouvrir toutes les autres tables cocktail afin d’avoir un événement d'allure professionnelle.


Vestiaire

Environ 30 manteaux peuvent être accrochés sur les supports à vêtement. Les cintres sont fournis mais pas les coupons numérotés. Si vous désirez acheter des coupons, vous pouvez vous les procurer à la Coop ÉTS.

Consultez la liste complète et les photos du matériel disponible.

Assistance pour événement

Si vous souhaitez la présence d’un technicien en permanence pour votre événement, vous devez en faire la demande via votre appel de service. (frais applicables et selon disponibillité).

Si l'événement commence avant 8 h 30, il est possible qu'il y ait des frais pour temps supplémentaire. Notez qu’il y a également des frais si le technicien de l’École doit faire des heures supplémentaires et/ou travailler la fin de semaine ou un jour férié. Sinon, le technicien sera présent au montage et démontage seulement.


Capacité Wi-Fi

  • A-1150-1160-1170 : entre 800 et 900 utilisateurs
  • A-1600 et pas perdus : 900 utilisateurs
  • Cafétéria : 1400 utilisateurs
  • Hall pavillon A : 800 utilisateurs
  • Hall pavillon B : 700 utilisateurs
  • Salon des diplômés Vidéotron : 400 utilisateurs


Prises réseaux

Vous devez demander leur activation en donnant le numéro des prises afin qu'elles soient fonctionnelles.


Comptoir de prêt

Certains équipements sont disponibles au comptoir de prêts. entre autres :

  • télévoteurs
  • pointeur et souris à distance
  • tablette
  • ordinateur portable

Pour les réserver, faite un appel de service sur le portail GUS.


Matériel disponible

Consultez la liste et les photos du matériel disponible.

La livraison de marchandises peut se faire aux quais de réception des marchandises, du lundi au vendredi :

Pavillon A
1125, rue William (H3C 1P7)
De 7 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h 45

Pavillon B
511, rue Jean-d'Estrée (H3C 6M8)
De 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 45

En dehors de ces heures, vous devez faire une demande par courriel au Bureau de la prévention et de la sécurité afin qu'on vous donne accès au quai de réception des marchandises.

Vous devez aviser le Bureau de la prévention et de la sécurité de la tenue d'événements dans le cadre desquels :
 

  • un dignitaire ou une personnalité publique élue est présente. Afin que le dispositif de sécurité adéquat soit mis en place;
  • un stationnement est requis pour un dignitaire, une personalité publique ou élue. La sécurité se chargera de coordonner la réservation du stationement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement;
  • du matériel et des équipements de valeur demeurent dans les espaces communs durant plusieurs jours. (frais applicables);
  • de nouvelles décorations ou du nouveau matériel est acheté, afin de vous assurez que les matériaux sont incombustibles ou ignifuges.

Pour toute question ou plus information, communiquez avec le Bureau de la prévention et de la sécurité par courriel ou au poste 8900.

Pour un événement :

  • durant la semaine : vos invités doivent utiliser le stationnement du pavillon B car celui du pavillon A est réservé aux permis mensuels seulement. Après 17 h, il possible de stationner dans le pavillon A.
  • durant la fin de semaine : les stationnements des pavillons A et B sont ouverts aux visiteurs.


Vous désirez offrir le stationnement à vos invités?

Cela se fait aux frais de l'organisateur. Communiquez avec le Service des entreprises auxiliaires, poste 7511, pour obtenir des coupons prépayés et connaître la marche à suivre.


Vous attendez un ministre, un élu ou un dignitaire?

Coordonnez la réservation du stationnement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement, avec l'aide du Bureau de la prévention et de la sécurité.


Informations générales

Tarif (pavillons A et B)
15 $/jour par espace de stationnement
11 $ en soirée de 17 h à minuit

Heures d'ouverture
Pavillon A : Samedi, dimanche et jours fériés : 7 h 30 à 19 h
Pavillon B : 24 h / 24

Entrée des stationnements intérieurs
Pavillon A : 1105, rue William
Pavillon B : 531, rue Jean-d'Estrée

Les services du traiteur sont requis pour des événements où il y a consommation de nourriture et/ou d'alcool.


Traiteur interne - Chartwells

Chartwells, qui opère la cafétéria de l’École, offre un service traiteur et détient un permis de réunion pour les événements qui se déroule dans le hall du pavillon A.

Pour passer une commande ou obtenir plus d'information, consultez le site de Chartwells à l'ÉTS.

  • Info et formulaire
  • Commande pour le traiteur : communiquez avec Noémie Pilon
  • Coupons-repas pour la cafétéria : communiquez avec Annie Dumouchel


Traiteur externe

Il est aussi possible de faire affaire avec un traiteur externe; toutefois, il est recommandé aux organisateurs d’événement de faire un choix avisé lors de la sélection de leur fournisseur. Optez pour un fournisseur local ayant de bonnes pratiques environnementales.

Consultez le guide événement écoresponsable

Par ailleurs, l’organisateur de l’événement a la responsabilité d’obtenir certaines pièces justificatives de la part du traiteur choisi. Il devra notamment obtenir :

  • une copie du permis MAPAQ;
  • une preuve d’assurance.

Puis envoyer le tout au comité des événements.

Promotion d'un événement

Pour annoncer votre événement par affichage électronique, vous pouvez utiliser :
 

  • les écrans de TÉLÉ-ÉTS (intranet)
  • le bulletin électronique Interface
  • le calendrier du site Web de l'ÉTS.

Après votre événement, vous pouvez faire parvenir un compte-rendu et des photos pour parution dans le Flash ÉTS.

Besoins connexes

Planifier un événement écoresponsable

Dans le cadre de sa démarche de développement durable, l’ÉTS encourage les organisateurs d’événements à adopter des pratiques écoresponsables.

Plusieurs fiches thématiques ont été développées pour vous accompagner dans l'intégration de mesures concrètes applicables à l’ÉTS, de l'étape de la planification jusqu'à celle du bilan.

Nous vous invitons à lire attentivement ces fiches et à conserver une copie de l’aide-mémoireque vous pourrez consulter en tout temps lors de l’organisation de votre événement.

Pour plus d'information ou commentaires sur les fiches, communiquez avec Julien-Pierre Lacombe.


À la recherche de financement?

Sachez que que le Fonds de développement durable de l’Association étudiante de l’ÉTS (FDDAÉÉTS) a pour mission de financer les projets favorisant l’intégration et l’application du développement durable avec et pour la communauté de l’ÉTS.

Pour obtenir du financement, consultez leur site Internet ou encore par courriel à fondsdevdurable@aeets.com.

Politiques et procédures

À venir