La planification de votre événement commence ici!
L’organisation des événements à l’ÉTS se fait en quatre étapes faciles à suivre.
Une demande d'autorisation est requise pour tout événement d'envergure et/ou ayant lieu dans les espaces publics et utilisant les ressources de l'ÉTS.
Avant d'entreprendre l'organisation de votre événement, vous devez donc remplir le formulaire de demande d’autorisation d’événement. Veuillez aussi consulter les consignes applicables à l’organisation d’activités et d’événements dans le contexte de la pandémie du coronavirus SARS-COV-2.
L'autorisation de tenir votre événement sera accordée sous réserve des ressources disponibles à l'ÉTS et du respect des réglements en vigueur.
Vous recevrez une confirmation dans un délai de 72 heures, à la suite de quoi les locaux seront réservés officiellement et pourrez, grâce à votre numéro d’autorisation, procéder à vos appels de service.
IMPORTANTAvant de remplir le formulaire, vérifiez la disponibilité de l'emplacement envisagé soit :
Aussi, il est fortement déconseillé d'entamer l'organisation et la promotion d'un événement avant que celui-ci ait été approuvé officiellement. La régie des événements se dégage de toute responsabilité dans l'éventualité où un événement annoncé, mais non approuvé, devrait être annulé en raison de la non-disponibilité des salles demandées. |
Il existe des plans d’aménagement déjà configurés. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les modifier selon vos besoins. Si vous préférez élaborer votre propre plan d’aménagement, vous pouvez le faire en utilisant les plans vierges.
L’appel de service au Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) vous permet de transmettre la liste de vos besoins matériels, par exemple : tables, chaises, vestiaire, lutrin, scène, affichage etc.
Toutes vos demandes d’équipement doivent être faites :
Concentrez toutes vos demandes sur un même appel en incluant la date, l’heure et l’endroit où les équipements sont requis.
Pour toute question ou information, communiquez avec Étienne Cormier-Blouin par courriel ou par téléphone au poste 7326.
L’appel de service multimédia vous permet de transmettre la liste de vos besoins audiovisuel et informatiques, par exemple micros, écrans, ordinateur, Wi-Fi, imprimantes, prises réseaux etc.
Toute demande doit être faite par le formulaire audiovisuel pour événements.
Pour toute question ou information, communiquez avec l'équipe audiovisuelle de la régie des événements par courriel ou par téléphone aux postes 7651 (Vincent St-Onge) ou 7980 (Thomas Latraverse).
L’ÉTS disposent de plusieurs salles et espaces où il est possible et adéquat de tenir des événements.
Type d'événement : conférences, spectacles, conférence de presse etc.
Capacité régulière : 90
Capacité COVID – 2 mètres : 31 | Plan d’aménagement avec scène | sans scène
Capacité COVID – 1.5 mètres : 38 | Plan d’aménagement avec scène | sans scène
Type d'événement : conférences, panels, congrès etc. avec service traiteur ou cocktail. | Plan vierge
Capacité régulière : 294 | Plans d'aménagement pour une présentation | un panel | une discussion
Capacité COVID – 1.5 mètres : 85 | Plan d’aménagement
Capacité régulière : 200 | Plan d'aménagement
Capacité COVID – 2 mètres : 36 | Plan d’aménagement
Capacité COVID – 1.5 mètres : 60 | Plan d’aménagement
Type d'événement : repas assis | Plan vierge
Capacité 280 | Plan d'aménagement
Capacité 176 - sans service | Plan d'aménagement
Capacité 176 - avec service | Plan d'aménagement
Capacité : 80 | Plan d'aménagement
Cafétéria et hall du pavillon A
Capacité : variable | Plan vierge
Important : cette salle doit être remise en place par les organisateurs après utilisation. Le nettoyage est fait pendant la nuit.
Type d'événement : événements en lien avec INGO, petit cocktail de 40 personnes ou moins
Capacité : 40 | Plan d'aménagement
Type d'événement : utilisation restreinte pour événements spéciaux
La cour des résidences n'est pas recommandée pour organiser un événement car les frais sont élevés et les disponibilités restreintes.
Capacité : 500-800 | Plan vierge
Pour vérification des disponibilités, communiquez avec Jean-Pierre Rivard, poste 7493. Une fois les disponibilités vérifiées, poursuivez les étapes de l'organisation d'événement.
Type d'événement : de plus de 200 personnes, avec kiosques, etc. Plan vierge
Capacité : 250 | Plan d'aménagement
Capacité : 319 | Plan d'aménagement
Capacité : 250 | Plan d'aménagement avec buffet | Plan d'aménagement avec bouchées
Capacité : 26 kiosques maximum | Plan d'aménagement
Capacité : 200-300 | Plan vierge
Type d'événement : réunion de conseil d'administration
Capacité : 35 | Plan vierge
Capacité COVID : 10
Type d'événement : congrès, conférences de presse, ateliers de travail, galas etc.
Style théâtre
Capacité régulière : 120 | Plan d'aménagement
Capacité COVID – 2 mètres : 50 | Plan d’aménagement
Capacité COVID – 1.5 mètres : 76 | Plan d’aménagement
Style théâtre/cocktail
Capacité régulière : 120 | Plan d'aménagement
Capacité COVID – 2 mètres : 50 | Plan d’aménagement
Capacité COVID – 1.5 mètres : 76 | Plan d’aménagement
Style cocktail
Capacité régulière : 170 | Plan d'aménagement
Capacité COVID – 2 mètres : 51 | Plan d’aménagement
Style banquet
Capacité régulière : 100 | Plan d'aménagement
Capacité COVID – 2 mètres : 36 | Plan d’aménagement
Capacité COVID – 1.5 mètres : 48 | Plan d’aménagement
Style banquet/cocktail
Capacité régulière : 84 | Plan d'aménagement
Style demi-lune
Capacité régulière : 72 | Plan d'aménagement
Capacité COVID – 2 mètres : 36 | Plan d’aménagement
Capacité COVID – 1.5 mètres 48 | Plan d’aménagement
La planification de votre événement nécessitera de faire appel à plusieurs fournisseurs ou services.
Notez qu'il est interdit d'afficher sur les murs de l'École.
Pour un affichage optimal, utilisez les réglettes à billes que l'on retrouve aux endroits les plus fréquentés et complétez le tout avec des supports d'affiches.
Pour obtenir des supports d'affiches, vous devez faire un appel de service à l'équipement.
Emplacement des réglettes à billes :
Photos des supports d'affiches | Tableau des types et dimensions des affiches pour les supports
Votre signalisation doit mettre en évidence :
IMPORTANT : N'oubliez surtout pas de planifier le démontage et de retirer l'affichage et la signalisation lorsque l'événement sera terminé.
Les services alimentaires de l'École (Chartwells) détiennent un permis d'alcool exclusif pour le hall A et la cafétéria. Il n'est donc pas nécessaire d'en faire la demande pour ces espaces. Exceptionnellement, Chartwells peut cependant émettre une dérogation afin que les boissons alcoolisées soient prises en charge par les organisateurs.
Le Service des affaires juridiques a élaboré un guide à l'intention des organisateurs d'événements pour la délivrance d'un permis d'alcool. Dans ce guide, vous trouverez les procédures et délais pour faire une demande de permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) pour les événements se déroulant dans les esapces suivants :
Guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool (PDF)
Pour information : Diane Guay, technicienne juridique, poste 7107.
Le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) dispose et met à disposition des événements différents équipements et mobiliers
Pour réserver un véhicule de l'ÉTS, envoyez un courriel à Réservation véhicules de l'équipement.
Différentes grandeurs sont disponibles. À réserver via votre appel de service.
Vous devez en faire la demande par appel de service à l'équipement. Notez que c'est le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) qui s'occupe du lutrin (mobilier) mais c'est le service de l'audiovisuel qui est responsable des micros utilisés avec le lutrin.
Si vous voulez des nappes pour vos tables cocktail, vous devez en faire la demande auprès du traiteur de l’École (5 $ l'unité). Les tables de la section de la salle des pas perdus du A-1600 ne nécessitent pas obligatoirement des nappes (à votre choix). Par contre, il est fortement conseillé de louer des nappes pour recouvrir toutes les autres tables cocktail afin d’avoir un événement d'allure professionnelle.
Environ 30 manteaux peuvent être accrochés sur les supports à vêtement. Les cintres sont fournis mais pas les coupons numérotés. Si vous désirez acheter des coupons, vous pouvez vous les procurer à la Coop ÉTS.
Consultez la liste complète et les photos du matériel disponible.
Si vous souhaitez la présence d’un technicien en permanence pour votre événement, vous devez en faire la demande via votre appel de service. (frais applicables et selon disponibillité).
Si l'événement commence avant 8 h 30, il est possible qu'il y ait des frais pour temps supplémentaire. Notez qu’il y a également des frais si le technicien de l’École doit faire des heures supplémentaires et/ou travailler la fin de semaine ou un jour férié. Sinon, le technicien sera présent au montage et démontage seulement.
Vous devez demander leur activation en donnant le numéro des prises afin qu'elles soient fonctionnelles.
Certains équipements sont disponibles au comptoir de prêts. entre autres :
Pour les réserver, faite un appel de service sur le portail GUS.
Consultez la liste et les photos du matériel disponible.
La livraison de marchandises peut se faire aux quais de réception des marchandises, du lundi au vendredi :
Pavillon A
1125, rue William (H3C 1P7)
De 7 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h 45
Pavillon B
511, rue Jean-d'Estrée (H3C 6M8)
De 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 45
En dehors de ces heures, vous devez faire une demande par courriel au Bureau de la prévention et de la sécurité afin qu'on vous donne accès au quai de réception des marchandises.
Vous devez aviser le Bureau de la prévention et de la sécurité de la tenue d'événements dans le cadre desquels :
Pour toute question ou plus information, communiquez avec le Bureau de la prévention et de la sécurité par courriel ou au poste 8900.
Cela se fait aux frais de l'organisateur. Communiquez avec le Service des entreprises auxiliaires, poste 7511, pour obtenir des coupons prépayés et connaître la marche à suivre.
Coordonnez la réservation du stationnement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement, avec l'aide du Bureau de la prévention et de la sécurité.
Tarif (pavillons A et B)
15 $/jour par espace de stationnement
11 $ en soirée de 17 h à minuit
Heures d'ouverture
Pavillon A : Samedi, dimanche et jours fériés : 7 h 30 à 19 h
Pavillon B : 24 h / 24
Entrée des stationnements intérieurs
Pavillon A : 1105, rue William
Pavillon B : 531, rue Jean-d'Estrée
Les services du traiteur sont requis pour des événements où il y a consommation de nourriture et/ou d'alcool.
Chartwells, qui opère la cafétéria de l’École, offre un service traiteur et détient un permis de réunion pour les événements qui se déroule dans le hall du pavillon A.
Pour passer une commande ou obtenir plus d'information, consultez le site de Chartwells à l'ÉTS.
Il est aussi possible de faire affaire avec un traiteur externe; toutefois, il est recommandé aux organisateurs d’événement de faire un choix avisé lors de la sélection de leur fournisseur. Optez pour un fournisseur local ayant de bonnes pratiques environnementales.
Consultez le guide événement écoresponsable
Par ailleurs, l’organisateur de l’événement a la responsabilité d’obtenir certaines pièces justificatives de la part du traiteur choisi. Il devra notamment obtenir :
Puis envoyer le tout au comité des événements.
Pour annoncer votre événement par affichage électronique, vous pouvez utiliser :
Après votre événement, vous pouvez faire parvenir un compte-rendu et des photos pour parution dans le Flash ÉTS.
Dans le cadre de sa démarche de développement durable, l’ÉTS encourage les organisateurs d’événements à adopter des pratiques écoresponsables.
Plusieurs fiches thématiques ont été développées pour vous accompagner dans l'intégration de mesures concrètes applicables à l’ÉTS, de l'étape de la planification jusqu'à celle du bilan.
Nous vous invitons à lire attentivement ces fiches et à conserver une copie de l’aide-mémoire que vous pourrez consulter en tout temps lors de l’organisation de votre événement.
Pour plus d'information ou commentaires sur les fiches, communiquez avec Julien-Pierre Lacombe.
Sachez que que le Fonds de développement durable de l’Association étudiante de l’ÉTS (FDDAÉÉTS) a pour mission de financer les projets favorisant l’intégration et l’application du développement durable avec et pour la communauté de l’ÉTS.
Pour obtenir du financement, consultez leur site Internet ou encore par courriel à fondsdevdurable@aeets.com.
