Les événements à l'ÉTS

La planification de votre événement commence ici!

NOUVEAUTÉ : Les demandes d’événements sont désormais centralisées sur le portail de réservation de locaux Prélude.

Une fois votre réservation faite et approuvée, une demande de services ainsi qu’un plan d’aménagement seront automatiquement générés et transmis :

  • au Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) pour l’aménagement;
  • aux techniciens en audiovisuel de la Régie des événements pour les besoins audiovisuels;
  • au Bureau de la prévention et de la sécurité pour l’informer de la tenue de l’événement.
Comment organiser un événement

Comment organiser un événement

Étape no 1 : Réservez votre salle

Rendez-vous sur le portail de réservation de locaux Prélude afin de vérifier la disponibilité de l’emplacement envisagé pour votre événement et le réserver. La réservation de la salle sera confirmée dans un délai de 72 heures sous réserve des ressources disponibles à l’ÉTS pour la tenue de votre événement.

Il est fortement déconseillé d'entamer l'organisation et la promotion d'un événement avant d’avoir reçu la confirmation de réservation.

La Régie des événements se dégage de toute responsabilité dans l'éventualité où un événement annoncé, mais dont la réservation n’a pas été approuvée, doit être annulé en raison de la non-disponibilité de la ou des salles demandées.

Événement d'envergure : Si votre événement requiert la réservation de plusieurs salles, s’il se déroule sur plusieurs jours ou si vous prévoyez un nombre important de participants, sélectionnez l’option « aménagement personnalisé » lors de votre réservation dans Prélude. Un membre de l'équipe des événements vous contactera pour planifier vos besoins.
 

Étape no 2 : Réservez les services pour votre événement

Faites les demandes de services nécessaires afin que l’endroit réservé soit aménagé tel que vous le désirez.

1. Mobilier et équipement

Faites vos demandes au Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI).

Pour faciliter vos démarches, la liste du mobilier nécessaire à votre événement en fonction du type d’aménagement choisi est disponible dans l’onglet Espaces publics et salles.

2. Audiovisuel

  • L’équipement audiovisuel inclus dans la fiche technique de la salle que vous avez reçue par courriel sera mis à disposition dans la salle.
  • Si votre événement nécessite plus d’équipements, si vous souhaitez la présence d'un technicien audiovisuel ou si vous désirez un accompagnement personnalisé, veuillez réserver ces services.
     

Étape no 3 : Dernière vérification à l’approche de votre événement

De 5 à 10 jours avant la tenue de votre événement, l’équipe s’assurera d’avoir reçu l’ensemble de vos demandes de services et communiquera avec vous pour confirmer certains détails au besoin.
 

Espaces publics et salles

Espaces publics et salles

Capacités des espaces et des salles.

L’ÉTS dispose de plusieurs salles et espaces où il est possible de tenir des événements.

Pour en connaitre les différentes capacités veuillez consulter le tableau des capacités (PDF)

Plans d’aménagement de scène et de salle.

Tous les plans proposés sont offerts pour une capacité d'occupation maximale de la salle ou de l'espace. Veuillez ajuster les quantités de tables et de chaises au moment de faire vos appels de service.

Selon la salle ou l’espace choisi, différents types d’aménagement vous sont offerts.

Pictogrammes: banquet, cocktail, demi-lune, théâtre, kiosque, école

 

Configuration de salle :

  • Cocktail
  • Plan vierge | Veuillez communiquer avec la Régie pour tout aménagement personnalisé du hall A.

Appel de service

Configuration de salle :

  • Kiosques
  • Plan vierge | Veuillez communiquer avec la Régie pour tout aménagement personnalisé du hall B.

Appel de service

Recommandé pour les groupes de 75 personnes et plus

Configuration de scène :

  • Conférence
  • Panel avec fauteuils

Configuration de salle

Appel de service

Fournisseurs et services

Fournisseurs et services

La planification de votre événement nécessitera de faire appel à plusieurs fournisseurs ou services.

Notez qu'il est interdit d'afficher sur les murs de l'École.

Pour un affichage optimal, utilisez les réglettes à billes que l'on retrouve aux endroits les plus fréquentés et complétez le tout avec des supports d'affiches.

Pour obtenir des supports d'affiches, vous devez faire un appel de service à l'équipement.

Emplacement des réglettes à billes :

Votre signalisation doit mettre en évidence :

  • le nom de l'événement
  • la date et l'heure
  • le local

IMPORTANT : N'oubliez surtout pas de planifier le démontage et de retirer l'affichage et la signalisation lorsque l'événement sera terminé.

Demande de permis de réunion pour les événements avec alcool (vendu ou distribué)


Événements dans le pavillon A

Les services alimentaires de l'École (Chartwells) détiennent un permis d'alcool exclusif pour le hall A et la cafétéria. Il n'est donc pas nécessaire d'en faire la demande pour ces espaces. Exceptionnellement, Chartwells peut cependant émettre une dérogation afin que les boissons alcoolisées soient prises en charge par les organisateurs.


Pour les autres événements (au moins 20 jours avant votre événement)

Le Service des affaires juridiques a élaboré un guide à l'intention des organisateurs d'événements pour la délivrance d'un permis d'alcool. Dans ce guide, vous trouverez les procédures et délais pour faire une demande de permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) pour les événements se déroulant dans les esapces suivants :

  • pavillon A avec dérogation de Chartwells
  • pavillon B, E et D
  • INGO et Centech
  • cour des résidences
  • terrain n'appartenant pas à l'ÉTS (p. ex. Parc Jean-Drapeau, Centre Claude-Robillard, etc.)

Guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool (PDF)

Pour information : Diane Guay, technicienne juridique, poste 7107.

Le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) dispose et met à disposition des événements différents équipements et mobiliers


Véhicules de l'ÉTS

Pour réserver un véhicule de l'ÉTS, envoyez un courriel à Réservation véhicules de l'équipement.


Kiosques tapis

Différentes grandeurs sont disponibles. À réserver via votre appel de service.


Lutrin ÉTS

Vous devez en faire la demande par appel de service à l'équipement. Notez que c'est le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) qui s'occupe du lutrin (mobilier) mais c'est le service de l'audiovisuel qui est responsable des micros utilisés avec le lutrin.


Nappes

Si vous voulez des nappes pour vos tables cocktail, vous devez en faire la demande auprès du traiteur de l’École (5 $ l'unité). Les tables de la section de la salle des pas perdus du A-1600 ne nécessitent pas obligatoirement des nappes (à votre choix). Par contre, il est fortement conseillé de louer des nappes pour recouvrir toutes les autres tables cocktail afin d’avoir un événement d'allure professionnelle.


Vestiaire

Environ 30 manteaux peuvent être accrochés sur les supports à vêtement. Les cintres sont fournis mais pas les coupons numérotés. Si vous désirez acheter des coupons, vous pouvez vous les procurer à la Coop ÉTS.

Consultez la liste complète et les photos du matériel disponible.

Assistance pour événement

Si vous souhaitez la présence d’un technicien en permanence pour votre événement, vous devez en faire la demande via votre appel de service. (frais applicables et selon disponibillité).

Si l'événement commence avant 8 h 30, il est possible qu'il y ait des frais pour temps supplémentaire. Notez qu’il y a également des frais si le technicien de l’École doit faire des heures supplémentaires et/ou travailler la fin de semaine ou un jour férié. Sinon, le technicien sera présent au montage et démontage seulement.


Capacité Wi-Fi

  • A-1150-1160-1170 : entre 800 et 900 utilisateurs
  • A-1600 et pas perdus : 900 utilisateurs
  • Cafétéria : 1400 utilisateurs
  • Hall pavillon A : 800 utilisateurs
  • Hall pavillon B : 700 utilisateurs
  • Salon des diplômés Vidéotron : 400 utilisateurs


Prises réseaux

Vous devez demander leur activation en donnant le numéro des prises afin qu'elles soient fonctionnelles.


Comptoir de prêt

Certains équipements sont disponibles au comptoir de prêts. entre autres :

  • télévoteurs
  • pointeur et souris à distance
  • tablette
  • ordinateur portable

Pour les réserver, faite un appel de service sur le portail GUS.


Matériel disponible

Consultez la liste et les photos du matériel disponible.

La livraison de marchandises peut se faire aux quais de réception des marchandises, du lundi au vendredi :

Pavillon A
1125, rue William (H3C 1P7)
De 7 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h 45

Pavillon B
511, rue Jean-d'Estrée (H3C 6M8)
De 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 45

En dehors de ces heures, vous devez faire une demande par courriel au Bureau de la prévention et de la sécurité afin qu'on vous donne accès au quai de réception des marchandises.

Vous devez aviser le Bureau de la prévention et de la sécurité de la tenue d'événements dans le cadre desquels :
 

  • un dignitaire ou une personnalité publique élue est présente. Afin que le dispositif de sécurité adéquat soit mis en place;
  • un stationnement est requis pour un dignitaire, une personalité publique ou élue. La sécurité se chargera de coordonner la réservation du stationement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement;
  • du matériel et des équipements de valeur demeurent dans les espaces communs durant plusieurs jours. (frais applicables);
  • de nouvelles décorations ou du nouveau matériel est acheté, afin de vous assurez que les matériaux sont incombustibles ou ignifuges.

Pour toute question ou plus information, communiquez avec le Bureau de la prévention et de la sécurité par courriel ou au poste 8900.

Pour un événement :

  • durant la semaine : vos invités doivent utiliser le stationnement du pavillon B car celui du pavillon A est réservé aux permis mensuels seulement. Après 17 h, il possible de stationner dans le pavillon A.
  • durant la fin de semaine : les stationnements des pavillons A et B sont ouverts aux visiteurs.

Vous désirez offrir le stationnement à vos invités?

Cela se fait aux frais de l'organisateur. Communiquez avec le Service des entreprises auxiliaires, poste 7511, pour obtenir des coupons prépayés et connaître la marche à suivre.

Vous attendez un ministre, un élu ou un dignitaire?

Coordonnez la réservation du stationnement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement avec l'aide du Bureau de la prévention et de la sécurité.

Informations générales

Tarif (pavillons A et B)
15 $/jour par espace de stationnement
11 $ en soirée de 17 h à minuit

Heures d'ouverture
Pavillon A : Samedi, dimanche et jours fériés : 7 h 30 à 19 h
Pavillon B : 24 h / 24

Entrée des stationnements intérieurs
Pavillon A : 1105, rue William
Pavillon B : 531, rue Jean-d'Estrée

Les services du traiteur sont requis pour des événements où il y a consommation de nourriture et/ou d'alcool.

Traiteur interne Chartwells

Chartwells, qui opère la cafétéria de l’École, offre un service traiteur et détient un permis pour les événements qui se déroulent dans le hall du pavillon A.

Pour passer une commande ou obtenir plus d'information, consultez le site de Chartwells à l'ÉTS.

Traiteur externe

Il est aussi possible de faire affaire avec un traiteur externe; toutefois, il est recommandé aux organisateurs d’événement de faire un choix avisé lors de la sélection de leur fournisseur. Optez pour un fournisseur local ayant de bonnes pratiques environnementales.

Par ailleurs, l’organisateur de l’événement a la responsabilité d’obtenir certaines pièces justificatives de la part du traiteur choisi. Il devra notamment obtenir :

  • une copie du permis MAPAQ;
  • une preuve d’assurance.

Puis envoyer le tout au comité des événements.

Promotion d'un événement

Promotion d'un événement

Pour annoncer votre événement par affichage électronique, vous pouvez utiliser :

Après votre événement, vous pouvez faire parvenir un compte-rendu et des photos pour parution dans le Flash ÉTS. Communiquez avec Manon Lamoureux, au SCRÉ.

Événements écoresponsables

Planifier un événement écoresponsable

Dans le cadre de sa démarche de développement durable, l’ÉTS encourage les organisateurs d’événements à adopter des pratiques écoresponsables.

Plusieurs fiches thématiques ont été développées pour vous accompagner dans l'intégration de mesures concrètes applicables à l’ÉTS, de l'étape de la planification jusqu'à celle du bilan.

Nous vous invitons à lire attentivement ces fiches et à conserver une copie de l’aide-mémoire que vous pourrez consulter en tout temps lors de l’organisation de votre événement.

Pour plus d'information ou commentaires sur les fiches, communiquez avec Julien-Pierre Lacombe.

À la recherche de financement?

Sachez que que le Fonds de développement durable de l’Association étudiante de l’ÉTS (FDDAÉÉTS) a pour mission de financer les projets favorisant l’intégration et l’application du développement durable avec et pour la communauté de l’ÉTS.

Pour obtenir du financement, consultez leur site Internet ou encore par courriel à fondsdevdurable@aeets.com.