Étape no 1 : Faites une demande d'autorisation d'événement
Une demande d'autorisation est requise pour tous les événements d'envergure et/ou ayant lieu dans les espaces publics et utilisant les ressources de l'ÉTS.
Avant d'entreprendre l'organisation de votre événement, vous devez donc remplir le formulaire de demande d’autorisation d’événement.
L'autorisation de tenir votre événement sera accordée sous réserve des ressources disponibles à l'ÉTS et du respect des réglements en vigueur.
Vous recevrez une confirmation dans un délai de 72 heures, à la suite de quoi les locaux seront réservés officiellement et pourrez, grâce à votre numéro d’autorisation, procéder à vos appels de service.
IMPORTANT
Avant de remplir le formulaire, vérifiez la disponibilité de l'emplacement envisagé soit :
Aussi, il est fortement déconseillé d'entamer l'organisation et la promotion d'un événement avant que celui-ci ait été approuvé officiellement.
La régie des événements se dégage de toute responsabilité dans l'éventualité où un événement annoncé, mais non approuvé, devrait être annulé en raison de la non-disponibilité des salles demandées.
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Étape no 2 : Préparez votre plan d'aménagement
Il existe des plans d’aménagement déjà configurés. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les modifier selon vos besoins. Si vous préférez élaborer votre propre plan d’aménagement, vous pouvez le faire en utilisant les plans vierges.
Marche à suivre :
- Téléchargez votre plan;
- Remplissez l'entête;
- Indiquez tout le matériel nécessaire à votre événement, incluant le matériel multimédia (ordinateurs, prises réseaux, écran, micro, etc.);
- Sauvegardez votre plan avec cette nomenclature :
Date_Plan_nom de l’événement_#xxxx-xx
Par exemple : 2015-04-08_Plan_Dévoilement Applets Mobile_#1503-21
- Envoyez votre plan au Comité événements
Étape no 3 : Déterminer vos besoins matériels
L’appel de service au Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) vous permet de transmettre la liste de vos besoins matériels, par exemple : tables, chaises, vestiaire, lutrin, scène, affichage etc.
Toutes vos demandes d’équipement doivent être faites :
Concentrez toutes vos demandes sur un même appel en incluant la date, l’heure et l’endroit où les équipements sont requis.
Pour toute question ou information, communiquez avec Étienne Cormier-Blouin par courriel ou par téléphone au poste 7326.
Étape no 4 : Déterminer vos besoins audiovisuels et informatiques
L’appel de service multimédia vous permet de transmettre la liste de vos besoins audiovisuel et informatiques, par exemple micros, écrans, ordinateur, Wi-Fi, imprimantes, prises réseaux etc.
Toute demande doit être faite par le formulaire audiovisuel pour événements.
Pour toute question ou information, communiquez avec l'équipe audiovisuelle de la régie des événements par courriel ou par téléphone aux postes 7651 (Vincent St-Onge) ou 7980 (Thomas Latraverse).
