Confidentialité des mémoires et des thèses
Lors de la réalisation d'un rapport, mémoire ou thèse impliquant de l'information de nature confidentielle
Dans le cadre de la réalisation de votre projet, il est possible que vous ayez accès à des informations sensibles ou confidentielles d'un partenaire industriel. Dans le cas où le projet que vous entreprenez avec le partenaire ne fasse partie d'aucune entente existante avec l'ÉTS (ce qui est fréquent, particulièrement pour un projet d'intervention en entreprise), il est fort possible que le partenaire industriel vous demande de signer, à titre personnel, une entente de confidentialité au tout début du projet. Sachez que si vous signez une telle entente, elle n'engagera que vous et le partenaire; vous devez donc vous montrer prudent avant de signer une telle entente. Notez que l'École n'établit pas d'entente de confidentialité (ou NDA) pour les projets académiques, mais normalement les mesures qui suivent devraient suffire à rassurer le partenaire.
Vous devriez vous engager auprès du partenaire à obtenir son autorisation explicite avant de transmettre des informations possiblement sensibles à l’ÉTS, y compris à votre directeur.trice de recherche. De plus, lors de la rédaction de votre rapport, mémoire ou thèse, vous devriez idéalement faire en sorte de n’inclure aucune information confidentielle dans le rapport. Mais vous devriez également vous engager auprès du partenaire à obtenir son autorisation avant de transmettre votre rapport, mémoire ou thèse à l’ÉTS pour évaluation. Nous vous invitons à mentionner clairement au partenaire industriel que, au moment de déposer votre rapport à l'ÉTS, tous les membres du jury d'évaluation seront tenus de signer une entente de reconnaissance de confidentialité avant de pouvoir accéder à votre rapport, mémoire ou thèse pour évaluation. Cette simple mesure s'avère souvent suffisante pour rassurer le partenaire industriel.
Enfin, si le projet s'inscrit dans un contrat de recherche entre l'ÉTS et le partenaire (plus fréquent pour les mémoires et les thèses), le professeur et l’étudiant doivent s’assurer de respecter les conditions de la clause de confidentialité indiquée dans le contrat. Dans une telle situation, assurez vous, préalablement à votre implication dans le projet, d'être bien informé.e de ces conditions (article 26 de la Politique et règles en matière de propriété intellectuelle).
Notes
(articles de la Politique et règles en matière de propriété intellectuelle)
« L'École ne peut conclure un accord de confidentialité avec des partenaires externes au détriment du droit d'un étudiant de déposer, pour fins d'évaluation et de diplomation, de son mémoire ou sa thèse. » (article 20)
« Quand le mémoire ou la thèse en question énonce des résultats de recherche touchant des secrets industriels susceptibles d'être affectés par leur divulgation, la confidentialité doit être limitée aux éléments reliés à ces secrets industriels et aux intérêts légitimes à protéger mais non à l'ensemble des résultats de recherche. » (article 30)
« Afin de garantir la libre diffusion des connaissances et de préserver le droit de publication, ce n’est qu’exceptionnellement et pour des périodes de temps limitées que les ententes contractuelles peuvent comporter des obligations de non‐divulgation de certaines données ou de certains résultats. » (article 55)
Lors du dépôt final du mémoire ou de la thèse
- Si le projet est sujet à une divulgation restreinte stipulée dans une entente contractuelle, le professeur et l’étudiant doivent se référer à la clause de publication, afin de retarder la publication du mémoire ou de la thèse à la bibliothèque.
- Si le projet n’est pas sujet à une divulgation restreinte stipulée dans une entente contractuelle et que l’étudiant et/ou le professeur demande un délai de publication (par exemple en vue de déposer une demande de brevet), il peut le faire pour une durée d'une année renouvelable (se référer à la section 27 de la Politique et règles en matière de propriété intellectuelle).
Note
La raison principale pour retarder la publication du mémoire ou de la thèse est de permettre la protection de la propriété intellectuelle.
Soutenance des mémoires et thèses
Pour l’étudiant, la soutenance est un moment important qui mérite d’être partagé avec la communauté. Par ailleurs, la recherche universitaire a un caractère éminemment public puisqu’elle est financée majoritairement par des fonds publics, qu’elle repose sur des résultats antérieurs disponibles et que l’avancement des connaissances repose en grande partie sur leur accessibilité. Lorsqu’un projet comporte des éléments confidentiels, il est généralement possible d’en faire une présentation publique en y retirant les éléments sensibles qui sont à protéger. Les étudiants et les professeurs sont fortement encouragés à prendre de telles mesures favorisant une soutenance publique des mémoires et thèses confidentiels.
Note
S'il est résolûment impossible de tenir une soutenance publique en retirant les éléments sensibles de la présentation, il peut être envisagé d'inviter certaines personnes en leur faisant signer une entente de reconnaissance de confidentialité. Cela requiert l'accord explicite du partenaire industriel (et peut d'ailleurs faire l'objet d'une clause dans une entente de confidentialité). Il faut s'adresser au Décanat des études pour obtenir des copies d'entente de reconnaissance de confidentialité.
Rappel
L’étudiant (s'il n'est pas employé salarié du projet) détient des droits d’auteurs sur ses travaux, en conciliation avec ceux de l’École et des professeurs.
Oeuvres réalisées en tout ou en partie par les étudiants
19. Les étudiants détiennent des droits d’auteurs sur leurs travaux académiques, mais ces droits doivent être conciliés avec ceux de l’École (notamment ceux qui ont trait aux inventions, brevets et logiciels) et des professeurs‐chercheurs qui les emploient ou des directeurs de recherche qui associent des étudiants à leurs travaux. Ces droits ont trait, notamment, à l’utilisation et, le cas échant, à la confidentialité du contenu d’un rapport, d’un mémoire ou d’une thèse.
Travaux d’étudiants
20. L'École ne peut conclure un accord de confidentialité avec des partenaires externes au détriment du droit d'un étudiant de déposer, pour fins d'évaluation et de diplomation, son rapport, son mémoire ou sa thèse.
21. Sous réserve des articles 19, 24 et 25 l'étudiant détient le droit d'auteur sur ses travaux d'études rapport(s), mémoire(s), thèse(s), accomplis dans le cadre précis de son programme de formation. Ce droit est opposable même au directeur de recherche, à moins d'une entente écrite préalable conclue en considération de circonstances particulières de la réalisation du rapport, du mémoire ou de la thèse.
22. Nonobstant l’article 21, l’École détient la propriété matérielle sur les travaux d’études, rapports(s), mémoire(s), thèse(s), accomplis dans le cadre précis de son programme de formation pour des fins d’évaluation académique ainsi que pour des fins de conservation ou de disposition en vertu des règles de conservation des documents de l’École.
23. Si, dans le cadre d'un projet de recherche, des conditions particulières prévalent pour la réalisation d'un rapport, d’un mémoire ou d'une thèse, le directeur de recherche doit en informer préalablement l'étudiant par écrit et lui indiquer les droits de chacun dans l'utilisation des résultats.
24. Les travaux académiques de l'étudiant effectués en participant individuellement ou en groupe aux activités de recherche d'un chercheur sont, à moins de circonstances particulières, la propriété de l'École, conformément à l’article 16. Toutefois, l'étudiant pourra, dans un tel cas et selon sa contribution, être associé au partage des retombées économiques de la propriété intellectuelle de l'oeuvre qu'il a contribué à créer.
25. Le droit d'auteur d'un étudiant sur les travaux réalisés dans le cadre d'une activité de recherche d'une équipe, ou d'un directeur de rapport/mémoire ou de thèse, ne s'étend pas automatiquement à l'ensemble des résultats de recherche auxquels il a été associé et ne doit pas priver les autres membres de l'équipe ou le directeur, superviseur ou conseiller, des droits résultants de leur apport respectif. Par conséquent, un étudiant ne peut, sur la base du droit d'auteur fragmentaire qui lui est reconnu, empêcher un directeur, son superviseur ou son conseiller de recherche, ou un autre membre de l'équipe d'utiliser les idées, les compilations ou autres données pour publier des articles scientifiques, en autant que sa contribution soit reconnue.
26. Tout étudiant associé dans un projet de recherche où le directeur, suite à un contrat ou autrement, réalise des travaux pour le compte d'organismes externes doit, dès le début de sa participation au projet, signer une déclaration par laquelle il s'engage à respecter les obligations contractées par l'École et le responsable du projet envers cet organisme externe, notamment en matière de confidentialité et de propriété intellectuelle. Un modèle de cette déclaration est produit à l'Annexe I.
Confidentialité momentanée d'un rapport, d’un mémoire ou d'une thèse à la demande de l'étudiant
27. L'auteur d'un rapport, d’un mémoire ou d'une thèse déposé au Décanat des études peut demander d'en retarder la diffusion pendant une année, délai renouvelable sur demande pour une seconde année.
28. Ce report de diffusion s'applique même lorsque le directeur de recherche a participé activement à la réalisation du projet de recherche de l'étudiant ou encore lorsque l'étudiant a réalisé son rapport, son mémoire ou sa thèse en étant associé au projet de recherche de son directeur de recherche, à moins d'une entente à l'effet contraire entre l'étudiant, le directeur de recherche et le Décanat des études.
29. Nonobstant les articles 19 à 26, l'étudiant doit accepter que les éléments de savoir‐faire devant être gardés confidentiels puissent néanmoins être accessibles aux évaluateurs avec engagement à la confidentialité.
30. Quand le rapport, le mémoire ou la thèse en question énonce des résultats de recherche touchant des secrets industriels susceptibles d'être affectés par leur divulgation, la confidentialité doit être limitée aux éléments reliés à ces secrets industriels et aux intérêts légitimes à protéger mais non à l'ensemble des résultats de recherche.