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JIRA est une plateforme développée par Atlassian avec différents produits et modules permettant de faire notamment la gestion de projets agile avec JIRA Core et/ou la gestion des feuilles de temps avec Tempo.

La plateforme JIRA a été implémentée à l'ÉTS le 26 mars 2018 pour la gestion des projets dans une première phase et, dans une deuxième phase à partir du 1 mai 2018, pour faire la gestion des feuilles de temps de l'équipe du Service des Technologies de l'Information (STI) de l'ÉTS.

JIRA
Q1.- Qu'est-ce que JIRA?
JIRA est un système de suivi de bogues, de gestion des incidents, et de gestion de projets développés par Atlassian. À l'ÉTS, ce système est utilisé pour la gestion de projets et la gestion du temps passé dans l'exécution des différentes activités.
Q2.- Comment accéder à la plateforme JIRA?
L'application est disponible à partir d'un navigateur web à l'adresse URL suivante: https://jira.etsmtl.ca. Pour  vous authentifier, utilisez votre adresse courriel de l'ÉTS (par ex: jean-rooswelt.amazan@etsmtl.ca) ainsi que le mot de passe pour accéder à votre ordinateur (par ex: Dev!nez-M01:]) et cliquer sur connexion (sign in en anglais).
Q3.- Quels sont les éléments principaux de JIRA?
Dans JIRA, il y a quatre éléments principaux:

  1. Les projets (projects en anglais)
  2. Les composants (components en anglais)
  3. Les demandes (issues)
  4. Les filtres (filters)
Q4.- Qu'est-ce qu'un projet?
Un projet est une initiative entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique
Q5.- Quelle est la structure d'un projet dans JIRA?
Un projet dans JIRA est une collection de demandes qui est définie selon les besoins. Les demandes peuvent être organisées à l'intérieur de composants.
Q6.- Qu'est-ce qu'une demande?
Une demande est la plus petite entité dans JIRA, c'est le plus haut niveau de granularité qu'on peut atteindre dans JIRA. Une demande peut être une requête, un incident, une tâche dans un projet, etc.
Q7.- Qu'est ce qu'un composant dans JIRA?
Un composant est un regroupement logique de demandes de même type. Les demandes servent à constituer des projets.
Q8.- Qu'est ce qu'un filtre?
Un filtre est une requête JQL permettant de faire des recherches dans JIRA. Les résultats sont affichés sous forme de vue.
Q9.- Comment afficher une page d'accueil par défaut?
Dans JIRA, il est possible d'afficher par défaut dans la page d'accueil:

  • Tableau de bord
  • Tableaux
  • Navigateurs de demandes
  • Tempo

Pour afficher une page d'accueil par défaut, il faut:

  • Cliquer sur l'avatar où votre photo de profil
  • Doubler le clic sur la page d'accueil à afficher par défaut
  • Si vous utilisez JIRA principalement pour la rédaction des feuilles de temps, il est conseillé de sélectionner TEMPO comme page d'accueil par défaut.

Q10.- Comment gérer mes préférences dans JIRA?
Chaque utilisateur peut modifier certaines préférences à son profil, qui peuvent être:
  • Ajout d'une photo de profil
  • Changer la langue d'affichage
  • Afficher un nombre de demandes par page
  • Sélectionner le format de courriel désiré
  • etc.

Pour accéder au profil, cliquer sur l'avatar de l'utilisateur courant puis cliquer sur l'item "Profil"



Pour modifier des informations, il faut cliquer sur le petit crayon qui se trouve en haut à droite de chaque section

Q11.- Comment modifier la langue sur la plateforme JIRA?
Pour modifier la langue de la plateforme pour un profil particulier:

  • Connectez-vous à la plateforme
  • Cliquez sur l'avatar ou sur votre photo de profil
  • Cliquez sur profil
  • Sous la rubrique Préférences, cliquer sur le petit crayon pour passer en  mode édition
  • Sélectionnez la langue de votre choix
  • Cliquez sur mettre à jour

Q12.- La page Jira ne s’ouvre pas dans Internet Explorer (IE), que faire?
Jira fonctionne très bien avec Internet Explorer, cependant le site fonctionne mieux avec Google Chrome
Q13.- Comment créer un filtre?
Pour créer un nouveau filtre, suivre les étapes suivantes:

  • Dans le menu, cliquer sur Demandes >> Mes demandes ouvertes.
  • Dans le panneau à gauche de la page Mes demandes ouvertes, cliquer sur le bouton Nouveau filtre
  • Saisir la requête dans le champ puis l'exécuter afin de voir le résultat.
  • Si le résultat donné est correct, cliquer sur le bouton Enregistrer sous pour sauvegarder le filtre.
Q14.- Comment  modifier un filtre existant?
  • Cliquer sur:  Demandes > Gérer les filtres
  • Sélectionner le filtre que vous voulez modifier
  • Une fenêtre similaire à celle-ci apparaîtra (dépendamment du filtre sélectionné)


 
  • Modifier la requête en fonction des besoins
  • Exécuter la en cliquant sur la loupe à droite ou en appuyant sur la touche ENTRÉE du clavier
  • Puis cliquer sur le bouton ENREGISTRER SOUS pour donner au filtre un nom.
  • S'il s'agit d'un filtre pour la rédaction de la feuille de temps, suivre le format suivant pour nommer le filtre: FT-SigleService-votrenometprénom (SigleService peut être CDS, CSC, SI, etc..)
Q15.-  Comment avoir accès dans l'application JIRA?
Les demandes d'accès à JIRA doivent être faites à l'ouverture d'un billet GUS via le portail http://gus.etsmtl.ca. Les demandes doivent être faites par le gestionnaire ou l'administrateur de JIRA.
Q16.- Quels sont les rôles existants dans JIRA auxquels je pourrais être associé?
Q17.- Je me suis connecté, mais je ne vois aucun projet.
Demander au responsable de projet sur lequel vous travaillez de vous affecter aux rôles et aux groupes appropriés dans le projet.
Q18.- Je vois le projet auquel je suis affecté mais il est vide (je ne vois aucune demande).
Faites la demande au responsable du projet de vous associer avec les rôles requis.
Q19.- Je vois les demandes du projet, mais je ne peux faire aucune modification.
Faites la demande au responsable du projet de vous  associer avec les rôles requis.
Q20.- J’ai fini de travailler sur ma demande, mais je ne peux pas la "Terminer" (Fait/Done).
Faites la demande au responsable du projet de vous  associer avec les rôles requis
Q21.- Dans l’écran de saisie de la demande, je ne trouve pas tous les champs dont j'ai besoin.
Tous les responsables de projets ont les droits pour modifier les écrans de leurs projets. Si vous n'êtes pas responsable, vous devez faire la demande auprès du  responsable du projet pour modifier les écrans associés au projet.
Q22.- Comment copier un filtre existant?
Pour copier un filtre existant, faire les étapes suivantes:

  • Dans le menu, cliquer sur Demandes >> Gérer les filtres.
  • Dans le panneau à gauche de la page Gérer les filtres, cliquer sur Recherche pour rechercher le filtre à copier
  • Dans le champ recherche, saisir le nom du Filtre ou le début de son nom . Ou dans le champ propriétaire, saisir les premières lettres du nom de la personne qui a créé le filtre pour que le champ filtre les noms. Une fois vos sélections faites, cliquer sur le bouton Recherche pour voir les résultats.



  • Ouvrir le filtre désiré
  • Au besoin changer la requête et l'exécuter en cliquant sur l'icône de la loupe pour voir le résultat
  • Puis cliquer sur le bouton Enregistrer sous

Q23.- Comment partager un filtre?
Pour partager un filtre, faire les étapes suivantes:

  • Dans le menu, cliquer sur Demandes >> Gérer les filtres.
  • Dans le panneau à gauche de la page Gérer les filtres, cliquer sur Recherche pour rechercher le filtre à partager
  • Ouvrir le filtre
  • Cliquer sur le bouton Pargater puis remplir les champs nécessaires
  • Enfin cliquer sur partager

Q24.- Qu’est-ce qu’un schéma de permission (Permission scheme)?
C’est une liste de permissions (droits) attribuées aux utilisateurs, aux groupes et aux rôles. Lorsque celui-ci est associé à un projet, les droits sont limités en fonction des accès accordés.  Une permission schéma peut être associé à un ou plusieurs projets. Dans l’instance JIRA, il y a les schémas de permission suivants :

  • Permission scheme Ébauche : pour tous les projets en ébauche
  • Permission scheme-ÉTS : c’est un schéma regroupant tous les projets actifs
  • Permission schéme-Terminé : regroupant tous les projets terminés
  • Permission scheme-WINTERNE : pour le projet de type GESTION
Q25.- Quels sont les différents privilèges ainsi que leur description dans une permission scheme?
Q26.- Comment ajouter un utilisateur à un rôle?
Pour ajouter un utilisateur à un rôle :

  • Entrer dans le projet
  • Cliquer sur paramètres du projet
  • Cliquer sur utilisateurs et rôles
  • Cliquer sur ajouter des utilisateurs à un rôle
  • Dans le champ utilisateur ou groupes, tapez le nom de l’utilisateur
  • Dans le champ rôle, choisissez le rôle que vous voulez attribuer à l’utilisateur
  • Cliquer sur ajouter

Prévisualisation
Q27.- Comment enlever un utilisateur sur un rôle?
Pour enlever un utilisateur à un rôle :
  • Passer la souris vis-à-vis du nom de l’utilisateur
  • Cliquer sur la poubelle.
Prévisualisation
Q28.- Comment créer une demande?
Pour créer une demande, suivre les étapes suivantes:
  • Cliquer sur le bouton rouge étiqueté "Créer"
  •  Assurez-vous que le projet pour lequel vous voulez créer la demande est sélectionné, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante
  • Remplissez les champs qui apparaissent à l'écran
Prévisualisation
Q29.- Que signifie écran dans JIRA?
Un écran c’est l’ensemble des champs disponible lors de la création ou de la modification d’une demande. Ces champs sont personnalisables pour chaque projet. Le responsable du projet possède les droits nécessaires pour ajouter et modifier les champs selon les besoins.
Q30.- Comment modifier les écrans?
Pour modifier un écran :

  • Entrer dans le projet
  • Cliquer sur paramètres du projet
  • Cliquer sur « Écrans »
  • Vous pouvez choisir de modifier l’écran pour la création des demandes, la modification des demandes et de l’affichage des demandes.
  • Passer la souris vis-à-vis des champs et cliquer sur  pour effacer le champ dont vous ne voulez pas.
  • Pour bouger un champ, positionner la souris complètement au bout à gauche et maintenir le clic
  • Pour ajouter un nouveau champ, sélectionner les champs dans la liste des champs disponible.

Q31.- Quels sont les groupes dans JIRA?
Q32.- Je n'arrive pas à me connecter dans JIRA, le SSO n'embarque pas?
Si vous n'arrivez pas à vous connecter à JIRA ou si vous obtenez l'erreur suivante:



La solution est de vider le cache du navigateur. Cliquez sur les liens suivants pour avoir la procédure pour vider cache/historique dans:
 
TEMPO
Q1.- C'est quoi TEMPO?
C’est un outil de gestion de feuille de temps intégré dans JIRA.
Q2.- Comment accéder au module de feuilles de temps (Timesheets)?
Pour accéder au module de feuilles de temps, dans la barre du menu, vous devez cliquer sur le plug-in Tempo puis sélectionner Feuilles de temps

Q3.- Comment se présentent les feuilles de temps par défaut?
Si aucun filtre n'est appliqué ni aucun temps n'a été saisi pour la période visualisée ou en cours, la feuille de temps sera vide par défaut et se présentera comme suit.


Si un filtre est déjà appliqué au module feuilles de temps, il s'ouvrira avec les demandes filtrées par la requête du filtre. Par exemple, si le filtre FT-Gestion est déjà dans une feuille de temps, même si elle est vide, elle affichera par défaut les différentes demandes associées au composant Gestion prêtes à recevoir du temps en heures comme suit:


Note: Si du temps a déjà été mis sur des projets directement pour la période en cours, les lignes correspondant à ces demandes s'afficheront automatiquement dans le module des feuilles de temps même si aucun filtre n'est appliqué.
Q4.- Comment changer de période dans une feuille de temps?
Par défaut, Tempo ouvre la feuille de temps à la période courante. Si c'est affiché par jour, il s'ouvrira à la date du jour (aujourd'hui). Si c'est par semaine, il s'ouvrira à la semaine courante, ainsi de suite.

Pour naviguer au travers des périodes,il faut:

  • Cliquer sur la flèche vers la gauche pour voir les périodes précédentes
  • Cliquer sur la flèche vers la droite pour voir la période suivante.

Q5.- Comment modifier l'affichage de la période des feuilles de temps?
La période des feuilles de temps peut être configurée pour être affichée par jour, semaine, mois ou de manière personnalisée.

Pour changer l'affichage, il suffit de cliquer sur le champ de la période puis faire le choix (jour, semaine, mois ou personnalisé), remplir les champ en conséquence et enfin cliquer sur appliquer.

Q6.- Ma feuille de temps est vide, pourquoi?
Lorsqu’aucun filtre n’est sélectionné, aucune tâche n’est affichée dans la feuille de temps. Pour ajouter des tâches dans la feuille de temps, il faut sélectionner un ou plusieurs filtres. 
Q7.- Comment appliquer un filtre à ma feuille de temps?
Des filtres ont été créés afin d'afficher uniquement les demandes relatives aux services auxquels l'utilisateur est rattaché.

Par exemple, un employé du CDS, appliquera les filtres commençant par FT-CDS-XXX qui le concernent, un employé du CSC, appliquera les filtres FT-CSC-YYY le concernant, ainsi de suite.

Pour appliquer un filtre dans une feuille de temps d'un employé au CDS, il faut cliquer sur la liste déroulante Feuille de temps de l'utilisateur, ... saisir FT-CDS, la liste déroulante sera filtrée par les items commençant par FT-CDS, il suffit de cocher les filtres qu'on veut puis cliquer en dehors de la liste déroulante pour que le changement s'applique.

Q8.- Comment remplir ma feuille de temps?
Cliquer sur la cellule à l'intersection de la date (colonne) et de la demande (ligne) pour laquelle on veut ajouter du temps. La fenêtre Journal de travail s'ouvrira. Mettre le temps dans le champ Travaillé sous format (2h 15 m ou 2.25), c'est recommandé d'ajouter une description puis cliquer sur le bouton Journal de travail pour l'appliquer.


Q9.- Comment modifier ou supprimer un temps saisi pour une demande?
Si vous voulez modifier le temps déclaré sur une demande, il faut:
  • Cliquer sur le temps à modifier
  • Modifier le temps dans la fenêtre qui s'ouvre
  • Cliquer sur le bouton check mark pour valider.
Q10.- Comment déplacer, séparer ou supprimer le temps saisi pour une demande?
Si vous voulez supprimer le temps déclaré sur une demande, il faut:

  • Cliquer sur le temps à déplacer, séparer ou supprimer
  • Cliquer sur la roue "Actions" dans la fenêtre qui s'ouvre
  • Sélectionner l'action que vous voulez porter 

Q11.- Quand soumettre ma feuille de temps?
Chaque dernier jour de travail de la semaine en cours, il faut s'assurer que la feuille de temps est dument remplie puis la soumettre.

Par défaut, le nombre total d'heures travaillées requis est 32.5 heures, le dernier jour de travail au cours de la semaine courante, il faut s'assurer que le temps travaillé total égalise avec le temps travaillé requis puis soumettre sa feuille de temps.
Q12.- Comment soumettre ma feuille de temps?
Pour soumettre la feuille de temps, il faut:

  • Cliquer sur le bouton soumettre
  • S'assurer que l'approbateur est bien sélectionné
  • Cliquer sur soumettre




Note: Si la journée est un jour de congé, une absence ou un jour de vacances, ajouter 6h 30m ou 6.5 dans le champ absence.
Q13.- Combien de temps à l'avance puis-je soumettre ma feuille de temps?
Vous pouvez remplir et soumettre vos feuilles de temps un an à l’avance.
Q14.- Les tâches sur lesquelles j’ai travaillé ne s’affichent pas dans Tempo. Comment sélectionner des filtres pour ma feuille de temps?
Pour ajouter des tâches dans Tempo, il faut sélectionner un ou des filtres.
Q15.- Comment changer la vue (affichage) de ma feuille de temps?
Pour changer la vue (affichage) de la feuille de temps, cliquer sur calendrier ou feuille de temps.

Q16.- Comment ajouter mon approbateur de feuille de temps?
  • Cliquez sur la roue complètement à droite de l’écran
  • Cliquez sur “Préférence de l’utilisateur
  • Dans le champ “ Mon superviseur”, choisissez votre superviseur immédiat
  • Puis, cliquez sur sauvegarder
Q17.- Comment regrouper mes tâches par composant dans TEMPO?
Cliquer sur Lignes puis sélectionner “Activités”

Q18.- Comment déclarer une journée d’absence ou de vacances?
Les journées de vacances, de congés, de maladie, etc. doivent être déclarées dans la demande: “Absences”.



Q19.- Peut-on modifier/ajouter du temps dans une feuille de temps déjà approuvée?
Non. Il est impossible de modifier ou d’ajouter du temps sur une feuille de temps déjà soumise ou approuvée. Pour modifier une feuille de temps déjà soumise ou approuvée, il faut demander à l’approbateur de refuser la feuille de temps.
Q20.- Quels sont les différents statuts que peut avoir une feuille de temps dans JIRA?
 Une feuille de temps peut avoir les statuts suivants:

Ouverte: lorsqu'une feuille de temps est ouverte, vous pouvez le modifier en ajoutant du temps.

Prête à être soumise: lorsqu’on arrive à la fin de la période d’une feuille de temps le statut change pour “Prêt à être soumise”. il est possible de continuer de la modifier, et la soumettre lorsque vous aurez terminé.
 
En attente d’approbation: une feuille de temps avec ce statut ne peut être modifiée

Approuvé: Une feuille de temps approuvée ne peut être modifiée. Mais, vous pouvez toujours demander à votre gestionnaire de la rouvrir
Q21.- Quelles sont les heures qui doivent être déclarées sur la demande « Gestion générale »?
Les heures déclarées sur la tâche « Gestion générale » sont du temps passé dans des rencontres de la direction générale, au RH, pour le dîner de Noël et dîner d’équipe, la rédaction des feuilles de temps Tempo et/ou Safirh.
Q22.- Quelles sont les heures qui doivent être déclarées sur la demande « Formation/colloque/veilles technologiques » ?
Les heures déclarées sur la tâche « Formation/colloque/Veilles technologiques » sont du temps passé à suivre une formation, participer à un colloque ou faire des lectures non spécifiques à un projet.  Les heures des formations et veilles technologiques effectuées dans le cadre d’un projet doivent être comptabilisées directement dans le projet.
Q23.- Quelles sont les heures qui doivent être déclarées sur la demande « Suivi et réunion » ?
Les heures déclarées sur la demande « Suivi et réunion » sont du temps passé dans les rencontres d’équipe. Pour les rencontres effectuées dans le cadre d’un projet spécifique, les heures doivent être déclarées sur la tâche réunion à l’intérieur du projet.
Q24.- Quelles sont les heures qui doivent être déclarées sur la demande « Rédaction et documentation »?
Les heures déclarées sur la demande « Rédaction et documentation » sont le temps consacré à la rédaction des documents et des processus non inclus dans un projet spécifique.
Q25.- Comment remplir sa feuille de temps pendant l’horaire d’été?
Pendant l’horaire d’été, il faut déclarer 7.5h pour chaque journée travaillée et 3h dans la journée non travaillée soit lundi ou vendredi.
Q26.- Pourquoi les messages envoyés par JIRA/TEMPO sont en anglais?
Seulement les alertes TEMPO sont en anglais. Pour JIRA, vous ne devriez pas recevoir des alertes en anglais, si c’est le cas, veuillez changer la langue de la plateforme à partir de votre profil.

Dernière date de modification: 21 juin 2018