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Les événements à l'ÉTS

La planification de votre événement commence ici!

Contactez: L'équipe de la Régie des événements

Comment organiser un événement

Étape no 1 : Réservez votre salle

Rendez-vous sur le portail de réservation de locaux Prélude afin de vérifier la disponibilité de l’emplacement envisagé pour votre événement et le réserver. La réservation de la salle sera confirmée dans un délai de 72 heures, sous réserve des ressources disponibles à l’ÉTS pour la tenue de votre événement.

Il est fortement déconseillé d'entamer l'organisation et la promotion d'un événement avant d’avoir reçu la confirmation de réservation.

Événement d'envergure : Si votre événement requiert la réservation de plusieurs salles, s’il se déroule sur plusieurs jours ou si vous prévoyez un nombre important de participants, veuillez communiquer avec l’équipe des événements afin d’être accompagné dans vos démarches.

Étape no 2 : Faites un plan d’aménagement

Tout événement nécessite un plan d’aménagement afin que l’équipe du Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) soit en mesure de configurer la salle comme vous le souhaitez.

Les plans d’aménagement les plus communs, approuvés par le Bureau de la prévention et de la sécurité, sont mis à votre disposition dans l’onglet « Espaces publics et salles ».

  1. Choisissez votre plan d’aménagement de salle et votre plan d’aménagement de scène.
  2. Complétez le bandeau d’information situé à en haut de la page du pdf.
  3. Ajustez les quantités en retirant le mobilier dont vous n’avez pas besoin (les fichiers pdf sont modifiables).
  4. Puis, envoyez les plans à l’adresse comite-evenements@etsmtl.ca, en spécifiant le titre et le numéro de confirmation de votre événement.

**Si vous choisissez un autre type de configuration, vous devez télécharger un plan vierge, dessiner votre aménagement et le faire approuver par le Bureau de la prévention de la sécurité avant de l’envoyer à l’adresse comite-evenements@etsmtl.ca.

Étape no 3 : Faites un appel de service pour le mobilier et l’équipement

L’équipe du Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) a besoin de connaitre le type de mobilier ainsi que les quantités nécessaires pour aménager l’espace de votre événement comme vous le désirez.

Pour faciliter vos démarches, la liste du mobilier pour votre événement est disponible dans l’onglet « Espaces publics et salles  sous l’appellation « Appel de service » :

  1. Téléchargez l’appel de service qui correspond à la salle que vous avez réservée.
  2. Personnalisez-le, en précisant les quantités et en conservant seulement ce dont vous avez besoin, ou bonifiez.
  3. Copiez le contenu de l’appel de service.
  4. Rendez-vous sur le portail de gestion des demandes de service DS2**.
  5. Remplissez les champs d’information et collez le contenu de l’appel de service dans le champ « description ».
  6. Soumettez la demande.
  1. **​​ L’espace du champ « description » de la plateforme DS2 est malheureusement limité. Par conséquent, si votre appel de service est trop long, remplissez le bon de commande en indiquant dans le champ description « besoins transmis par courriel ». Puis envoyez un courriel contenant l’information complète à Julie Thibault.
  2. Pour obtenir un accès à la plateforme DS2, veuillez communiquer avec Julie Thibault.

Étape no 4 : Faites une demande de service audiovisuel

Votre événement nécessite des équipements audiovisuels ? Vous souhaitez la présence de technicien audiovisuel ou vous désirez un accompagnement personnalisé ? Veuillez réserver les services au lien suivant.

Étape no 5 : Dernière vérification à l’approche de votre événement

De 5 à 10 jours avant la tenue de votre événement, l’équipe s’assurera d’avoir reçu l’ensemble de vos demandes de service et communiquera avec vous pour confirmer certains détails au besoin.

Espaces publics et salles

Capacités des espaces et des salles

L’ÉTS dispose de plusieurs salles et espaces où il est possible de tenir des événements.

Pour en connaitre les différentes capacités veuillez consulter le tableau des capacités (PDF)


Plans d’aménagement de scène et de salle

Tous les plans proposés sont offerts pour une capacité d'occupation maximale de la salle ou de l'espace. Veuillez ajuster les quantités de tables et de chaises au moment de faire vos appels de service.

Selon la salle ou l’espace choisi, différents types d’aménagement vous sont offerts.

Pictogrammes: banquet, cocktail, demi-lune, théâtre, kiosque, école

 

Agora du pavillon E (E-2009)

Configuration de l’espace

Appel de service (.doc)

 

Atrium du pavillon E (E-2011)

Configuration de salle :

Appel de service (.doc)

 

Auditorium A-1600

Configuration de scène

  • Conférence (à venir)
  • Panel avec fauteuil (à venir)
  • Panel avec table (à venir)

Appel de service (.doc)

 

Caféteria - zone robot (A-0700.1)

Configuration de salle :

Appel de service (.doc)

 

Hall du pavillon (A-0104)

Configuration de salle :

  • Cocktail
  • Plan vierge | Veuillez communiquer avec la Régie pour tout aménagement personnalisé du hall A.

Appel de service (.doc)

 

Hall du pavillon A - Zone pour kiosques

Configuration de salle :

Appel de service (.doc)

 

Hall du pavillon B

Configuration de salle :

  • Kiosques
  • Plan vierge | Veuillez communiquer avec la Régie pour tout aménagement personnalisé du hall B.

Appel de service (.doc)

 

Pas perdus - zone vitrée (A-1064)

Configuration de salle :

Appel de service (.doc)

 

Pas perdus zone vitrée et pendule (A-1064 et A-1062)

Configuration de salle

Appel de service (.doc)

 

Salon des diplômé(e)s (E-2033)

Configuration de scène :

  • Conférence (à venir)
  • Panel avec fauteuils (à venir)
  • Panel avec table (à venir)

Configuration de salle :

Appel de service (.doc)

 

Salon des diplômé(e)s et Atrium (E-2033 et E-2011)

Recommandé pour les groupes de 75 personnes et plus

Configuration de salle

Appel de service (.doc)

Fournisseurs et services

La planification de votre événement nécessitera de faire appel à plusieurs fournisseurs ou services.

Affichage et signalisation

Notez qu'il est interdit d'afficher sur les murs de l'École.

Pour un affichage optimal, utilisez les réglettes à billes que l'on retrouve aux endroits les plus fréquentés et complétez le tout avec des supports d'affiches.

Pour obtenir des supports d'affiches, vous devez faire un appel de service à l'équipement.

Emplacement des réglettes à billes :

Votre signalisation doit mettre en évidence :

  • le nom de l'événement
  • la date et l'heure
  • le local

IMPORTANT : N'oubliez surtout pas de planifier le démontage et de retirer l'affichage et la signalisation lorsque l'événement sera terminé.


Alcool

Demande de permis de réunion pour les événements avec alcool (vendu ou distribué)

Événements dans le pavillon A

Les services alimentaires de l'École (Chartwells) détiennent un permis d'alcool exclusif pour le hall A et la cafétéria. Il n'est donc pas nécessaire d'en faire la demande pour ces espaces. Exceptionnellement, Chartwells peut cependant émettre une dérogation afin que les boissons alcoolisées soient prises en charge par les organisateurs.

Pour les autres événements (au moins 20 jours avant votre événement)

Le Service des affaires juridiques a élaboré un guide à l'intention des organisateurs d'événements pour la délivrance d'un permis d'alcool. Dans ce guide, vous trouverez les procédures et délais pour faire une demande de permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) pour les événements se déroulant dans les esapces suivants :

  • pavillon A avec dérogation de Chartwells
  • pavillon B, E et D
  • INGO et Centech
  • cour des résidences
  • terrain n'appartenant pas à l'ÉTS (p. ex. Parc Jean-Drapeau, Centre Claude-Robillard, etc.)

Guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool (PDF)

Pour information : Diane Guay, technicienne juridique, poste 7107.


Équipement

Le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) dispose et met à disposition des événements différents équipements et mobiliers

Véhicules de l'ÉTS

Pour réserver un véhicule de l'ÉTS, envoyez un courriel à Réservation véhicules de l'équipement.

Kiosques tapis

Différentes grandeurs sont disponibles. À réserver via votre appel de service.

Lutrin ÉTS

Vous devez en faire la demande par appel de service à l'équipement. Notez que c'est le Service de la gestion des actifs immobiliers (SGAI) qui s'occupe du lutrin (mobilier) mais c'est le service de l'audiovisuel qui est responsable des micros utilisés avec le lutrin.

Nappes

Si vous voulez des nappes pour vos tables cocktail, vous devez en faire la demande auprès du traiteur de l’École. Les tables de la section de la salle des pas perdus du A-1600 ne nécessitent pas obligatoirement des nappes (à votre choix). Par contre, il est fortement conseillé de louer des nappes pour recouvrir toutes les autres tables cocktail afin d’avoir un événement d'allure professionnelle.

Vestiaire

Environ 30 manteaux peuvent être accrochés sur les supports à vêtement. Les cintres sont fournis, mais pas les coupons numérotés. Si vous désirez acheter des coupons, vous pouvez vous les procurer dans la plupart des magasins de fourniture de bureau. 


Multimédia

Assistance pour événement

Les techniciens audiovisuels sont présents au moment du montage et du démontage des événements. Si vous en faites la demande, ils seront également présents au démarrage de votre événement. Si vous souhaitez la présence d’un technicien en permanence, vous devez en faire la demande via votre appel de service. Ce service est toutefois sujet à une évaluation plus spécifique des besoins et des frais peuvent s’appliquer. 

Capacité Wi-Fi

  • A-1600 et pas perdus : 900 utilisateurs
  • Cafétéria : 1400 utilisateurs
  • Hall pavillon A : 800 utilisateurs
  • Hall pavillon B : 700 utilisateurs
  • Salon des diplômé(e)s : 400 utilisateurs

Prises réseaux

Vous devez demander leur activation en donnant le numéro des prises afin qu'elles soient fonctionnelles.

Comptoir de prêt

Certains équipements sont disponibles au comptoir de prêts, entre autres :

  • télévoteurs
  • pointeur et souris à distance
  • tablette
  • ordinateur portable

Pour les réserver, faite un appel de service sur le portail GUS.


Quai de livraison

La livraison de marchandises peut se faire aux quais de réception des marchandises, du lundi au vendredi :

Pavillon A
1125, rue William (H3C 1P7)
De 7 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h 45

Pavillon B
511, rue Jean-d'Estrée (H3C 6M8)
De 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 45

En dehors de ces heures, vous devez faire une demande par courriel au Bureau de la prévention et de la sécurité afin qu'on vous donne accès au quai de réception des marchandises.


Sécurité

Vous devez aviser le Bureau de la prévention et de la sécurité de la tenue d'événements dans le cadre desquels :
 

  • un dignitaire ou une personnalité publique élue est présente. Afin que le dispositif de sécurité adéquat soit mis en place;
  • un stationnement est requis pour un dignitaire, une personalité publique ou élue. La sécurité se chargera de coordonner la réservation du stationement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement;
  • du matériel et des équipements de valeur demeurent dans les espaces communs durant plusieurs jours. (frais applicables);
  • de nouvelles décorations ou du nouveau matériel est acheté, afin de vous assurez que les matériaux sont incombustibles ou ignifuges.

Pour toute question ou plus information, communiquez avec le Bureau de la prévention et de la sécurité par courriel ou au poste 8900.


Stationnement

Pour un événement :

  • durant la semaine : vos invités doivent utiliser le stationnement du pavillon B car celui du pavillon A est réservé aux permis mensuels seulement. Après 17 h, il possible de stationner dans le pavillon A.
  • durant la fin de semaine : les stationnements des pavillons A et B sont ouverts aux visiteurs.

Vous désirez offrir le stationnement à vos invités?

Cela se fait aux frais de l'organisateur. Communiquez avec le Service des entreprises auxiliaires, poste 7511, pour obtenir des coupons prépayés et connaître la marche à suivre.

Vous attendez un ministre, un élu ou un dignitaire?

Coordonnez la réservation du stationnement ainsi que l'escorte de votre invité jusqu'au lieu de l'événement avec l'aide du Bureau de la prévention et de la sécurité.


Informations générales

Tarif (pavillons A et B)
15 $/jour par espace de stationnement
11 $ en soirée de 17 h à minuit

Heures d'ouverture
Pavillon A : Samedi, dimanche et jours fériés : 7 h 30 à 19 h
Pavillon B : 24 h / 24

Entrée des stationnements intérieurs
Pavillon A : 1105, rue William
Pavillon B : 531, rue Jean-d'Estrée


Traiteur

Les services du traiteur sont requis pour des événements où il y a consommation de nourriture et/ou d'alcool.

Traiteur interne Chartwells

Chartwells, qui opère la cafétéria de l’École, offre un service traiteur et détient un permis pour les événements qui se déroulent dans le hall du pavillon A.

Pour passer une commande ou obtenir plus d'information, consultez le site de Chartwells à l'ÉTS.

Traiteur externe

Il est aussi possible de faire affaire avec un traiteur externe; toutefois, il est recommandé aux organisateurs d’événement de faire un choix avisé lors de la sélection de leur fournisseur. Optez pour un fournisseur local ayant de bonnes pratiques environnementales.

Par ailleurs, l’organisateur de l’événement a la responsabilité d’obtenir certaines pièces justificatives de la part du traiteur choisi. Il devra notamment obtenir :

  • une copie du permis MAPAQ;
  • une preuve d’assurance.

Puis envoyer le tout au comité des événements.

Promotion d'un événement

Pour annoncer votre événement par affichage électronique, vous pouvez utiliser :

  • les écrans de TÉLÉ-ÉTS;
  • le bulletin d'information de la vie étudiante à l'ÉTS Interface;
  • le bulletin d’information destiné au corps enseignant Prof-ÉTS;

Événements écoresponsables

Planifier un événement écoresponsable

Dans le cadre de sa démarche de développement durable, l’ÉTS encourage les organisateurs d’événements à adopter des pratiques écoresponsables.

Plusieurs fiches thématiques ont été développées pour vous accompagner dans l'intégration de mesures concrètes applicables à l’ÉTS, de l'étape de la planification jusqu'à celle du bilan.

Nous vous invitons à lire attentivement ces fiches et à conserver une copie de l’aide-mémoire que vous pourrez consulter en tout temps lors de l’organisation de votre événement.

Pour plus d'information ou commentaires sur les fiches, communiquez avec Julien-Pierre Lacombe.


À la recherche de financement?

Sachez que que le Fonds de développement durable de l’Association étudiante de l’ÉTS (FDDAÉÉTS) a pour mission de financer les projets favorisant l’intégration et l’application du développement durable avec et pour la communauté de l’ÉTS.

Pour obtenir du financement, consultez leur site Internet ou encore par courriel à fondsdevdurable@aeets.com.