Dépôt électronique des mémoires et thèses

La version finale d'un mémoire ou d'une thèse doit être déposée sur support électronique. En voici les consignes.

Format du document

Si vous avez utilisé Word, vous devez remettre :

• un fichier Word
• un fichier PDF

Si vous avez utilisé LaTeX, vous devez remettre :

• tous les fichiers LaTEX nécessaires à la production de la thèse
• un fichier PDF

Le mémoire ou la thèse doit être présenté en un seul fichier (sauf pour LaTeX) auquel on référera dorénavant comme étant le corps principal. Si vous avez besoin d’aide pour la production des fichiers requis, contactez le Service de la bibliothèque en écrivant à marie.stewart@etsmtl.ca.

Vérifications importantes

1. Assurez-vous d’avoir incorporé correctement tous les éléments dans le corps principal du document. Par exemple, si vous avez utilisé Word, vous devez utiliser la fonction Insérer/Objet au lieu de Lier un fichier. Ceci est très important.
    
2. Pour les illustrations, les trois formats suivants sont acceptés : GIF, PNG et JPG. Les images et les graphiques ne doivent pas être compressés.
    
3. Les éléments de types multimédia ne doivent pas être dans le même fichier que le corps principal du document. Pour ces éléments, il n’y a pas de restrictions quant aux types de fichiers acceptés mais le Service de la bibliothèque ne garantit pas que ces fichiers seront accessibles dans le futur, ni même que les logiciels nécessaires pour la lecture de ces fichiers soient disponibles. Vous devez inclure sur le cédérom ou dans le courriel une liste des fichiers autres que celui du corps principal ainsi qu’une brève description de ces fichiers.
    
4. Il ne doit pas y avoir de code de script ou de fichier exécutable dans le corps principal du document.
    
5. Étant donné que le document sera converti en PDF/A (format d’archivage), s’il est nécessaire d’inclure des hyperliens dans votre texte, vous devez les inscrire explicitement. Par exemple « Les solutions sont tirées du site MATLAB (www.mathworks.com/help/techdoc/) ».
    
6. Les fichiers ne doivent pas être verrouillés ou protégés (mot de passe, limite pour l’impression, encryptage).
    
7. Assurez-vous d’avoir utilisé dans le corps principal du document une police de type « TrueType » (par exemple Times New Roman ou Arial).
    
8. Incorporez à votre document toutes les polices utilisées (ces opérations doivent être exécutées sur l’ordinateur qui a été utilisé pour produire le document).
   
   Pour incorporer les polices utilisées :

• À partir de Word, cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Options
• Dans la section Enregistrement puis dans la sous-section Préserver la fidélité lors du partage du document :
  • cochez Incorporer les polices dans le fichier;
  • cochez Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document;
  • décochez Ne pas incorporer les polices système communes.
• Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre.
  
  Attention :
  1) Si vous avez utilisé MathType et que vous omettez d’inclure les polices dans votre document Word, certaines équations risquent de ne pas s’afficher correctement et il ne sera pas possible de générer un PDF/A (norme pour archiver les fichiers PDF).
  2) Certaines polices étant protégées par droit d’auteur, il est important de se limiter à celles suggérées dans le Guide de rédaction.

Conversion du format Word en PDF

Il est possible d’obtenir un fichier PDF ou PDF/A à partir du fichier docx avec les fonctionnalités de Word. Il suffit de sauvegarder le document en format PDF ou PDF/A (dans Fichier puis en cliquant sur Enregistrer sous) ou d’utiliser la fonction Imprimer (dans Fichier puis Imprimer) et choisir l’imprimante Adobe PDF.