Organiser un événement : comment procéder

Je suis un étudiant
Je suis un employé de l'ÉTS
Vous trouverez dans cette section les étapes et outils pour organiser un événement à l’ÉTS, tels colloque, forum, cérémonie, lancement, cocktail, 5 à 7, conférence, etc.

Par événement, l’ÉTS entend toute activité de groupe :
  • qui fait appel aux différents services;
  • qui requiert plusieurs ressources;
  • qui se déroule dans au moins un espace commun.

Quand commencer?
Selon son ampleur, vous devez commencer l'organisation de votre événement :

Type d'événement Exemple Délai minimum
Grande envergure Congrès international 1 à 2 ans à l'avance
Moyenne envergure Colloque, lancement, inauguration 2 mois à l'avance
(40 jours ouvrables)
Petite envergure  Soirée, 5 à 7  1 mois à l'avance
(20 jours ouvrables)


Une fois l'objectif, la date et l'heure de votre événement déterminés, suivez ces étapes.

Étapes à suivre :
 

Besoins connexes :
 




ÉTAPES À SUIVRE


Étape 1 : Choisissez l'emplacement

Les capacités et les plans sont à titre de référence. Ils sont sujets à changements selon le type d'événement et la configuration.

Tout événement, grand ou petit, nécessite un plan d'aménagement, et tout plan d'aménagemendoit être approuvé par le Service de la prévention et de la sécurité.
S.V.P. imprimez vos plans en 11 X 17 pour faciliter la lecture.
Hall du pavillon A (événements de plus de 200 personnes, kiosques, etc.)
Plan vierge
Plan vierge avec rideaux

S.V.P. imprimez vos plans en 11x17 pour faciliter la lecture.

Style cocktail :  
Capacité : 250 Plan d'aménagement  
Style théâtre : 
Capacité : 319 Plan d'aménagement
Style mixte (cocktail et théâtre) : 
Capacité : 250 Plans d'aménagement :
avec buffet  |  avec bouchées
 
Style kiosques :  
Capacité :
26 kiosques (max.)
Plan d'aménagement  
Auditorium A-1600 et Salle des pas perdus (conférence avec service traiteur)
(Capacité totale 294, ne peuvent être réservés séparement)
Plan d'aménagement

S.V.P. imprimez vos plans en 11 x 17 pour faciliter la lecture.

Auditorium :
Le A-1600 est toujours verrouillé. Vous devez demander à la sécurité de le faire ouvrir avant votre événement et verrouiller après. De plus, pour cet espace, vous devez toujours demander un technicien audiovisuel pour le démarrage de votre événement car le système audiovisuel est barré.
Capacité : 294 Plans d'aménagement,
style : présentation
panel  |  discussion
Fiche technique
   
  présent.     panel    discussion

Salle des pas perdus (espace vitré)

Style lancement :  
Capacité : 100 Plan d'aménagement
Style conférence de presse : 
Capacité : 75 Plan d'aménagement
Style cocktail :
Capacité : 200 Plan d'aménagement
Amphithéâtres (petite conférence sans service traiteur)
Plan vierge

S.V.P. imprimez vos plans en 8,5 x 14 ou 11 x 17 pour faciliter la lecture.

A-1150 :  
Capacité : 108 Plan d'aménagement
Fiche technique
   
A-1160 : 
Capacité : 134
 
Plan d'aménagement
Fiche technique
 
A-1170 : 
Capacité : 108 Plan d'aménagement
 Fiche technique
Espace disponible pour accueil et pause-café (corridor adjacent)
Cet espace n'est pas idéal pour un événement avec traiteur, car il est dans un corridor passant près du Bureau du registraire. Veuillez plutôt utiliser le A-1600 ou la salle des pas perdus.
Cafétéria (repas assis)
Plan vierge

S.V.P. imprimez vos plans en 11 x 17 pour faciliter la lecture.

Cafétéria (espace pour événement face à la vitrine des robots)
Capacités
Avec buffet : 280
Avec buffet : 176
Avec service : 176

Plan d'aménagement

Plan d'aménagement
Plan d'aménagement
 
Cafétéria (espace pendule de Foucault)
Capacité : 80 Plan d'aménagement
Cafétéria (espace du fond)
Capacité : 96 Plan d'aménagement
Cafétéria et Hall du pavillon A
Capacité : variable Plan vierge  
Salle du conseil Robert-Papineau et terrasse (événements de type réunion de conseil d'administration
Salle du conseil Robert-Papineau (A-4010) et terrasse
Capacité : 35 Plan d'aménagement  
Pour vérification des disponibilités : Réception, poste 8800
Hall du pavillon B (événements où les services sont situés dans le Pavillon B (ex.: coop, CPE, Centre sportif) ou lorsque le Hall A n'est pas disponible)
Note : l'utilisation du parvis doit être approuvée par la responsable de la réservation
   des locaux

S.V.P. imprimez vos plans en 11 x 17 pour faciliter la lecture.

Hall du pavillon B :
Capacité : 200-300 Plan vierge  
Gymnase et palestre (utilisation restreinte pour événements spéciaux)
Le gymnase et la palestre ne sont pas recommandés pour organiser un événement car les frais sont élevés et les disponibilités restreintes.

Plan vierge palestre

Capacité : 350

Plan vierge gymnase

Capacité : 800

Pour vérification des disponibilités : Danny De Courval, poste 7941.
   Une fois les disponibilités vérifiées, poursuivez les étapes de l'organisation
   d'événement (étape 3)
Cour des résidences (utilisation restreinte pour événements spéciaux)
La cour des résidences n'est pas recommandée pour organiser
   un événement car les frais sont élevés et les disponibilités restreintes.

Plan vierge

Capacité : 500-800

Pour vérification des disponibilités : André Côté, poste 8561.
   Une fois les disponibilités vérifiées, poursuivez les étapes de l'organisation
   d'événement (étape 3)
Carrefour d'innnovation INGO
IMPORTANT : La salle doit être remise en place par les organisateurs après utilisation. Le nettoyage est fait dans la nuit.

Salle du Musée Dow (événements en lien avec INGO, petit cocktail de 40 personnes ou moins)
Capacité : 40 Plan d'aménagement
Pour vérification des disponibilités et réservation : Calendrier
   Outlook/Événements ÉTS ou evenements@etsmtl.ca, poste 7197.
   Une fois les disponibilités vérifiées et le local réservé,
   poursuivez les étapes de l'organisation d'événement (étape 3)
 
Resto-Pub 100 Génies

Pour vérification des disponibilités : DirecteurPub, poste 8892
Capacité :188 Plan d'aménagement    



Étape 2 : Vérifiez les disponibilités

Avant de faire une demande d’événement, vérifiez la disponibilité de l'emplacement envisagé dans le calendrier Outlook (Dossiers publics / Tous les dossiers / ÉTS / Événements de l'ÉTS) ou auprès de evenements@etsmtl.ca (poste 7197).

Vous êtes étudiant? Adressez-vous à Yan Sasseville (poste 7112), pour organiser votre événement.



Étape 3 : Faites une demande d'autorisation d'événement

Avant d’entreprendre l’organisation de votre événement, vous devez remplir le formulaire de demande d’autorisation d’événement.

Une fois votre événement autorisé, vous devez faire vos appels de service aux différents services concernés.

L'autorisation de tenir l'événement vous sera confirmée à l'intérieur de deux semaines; à la suite de cette autorisation, les locaux seront réservés officiellement.



Étape 4 : Planifiez un événement écoresponsable

Dans le cadre de sa démarche de développement durable, l’ÉTS encourage les organisateurs d’événements à adopter des pratiques écoresponsables. Plusieurs fiches thématiques ont été développées pour vous accompagner dans l'intégration de mesures concrètes applicables à l’ÉTS, de l'étape de la planification jusqu'à celle du bilan. Nous vous invitons à lire attentivement ces fiches et à conserver une copie de l’aide-mémoire que vous pourrez consulter en tout temps lors de l’organisation de votre événement.


Pour plus d'information ou commentaires sur les fiches : Julien-Pierre Lacombe

À la recherche de financement?
Sachez que que le Fonds de développement durable de l’Association étudiante de l’ÉTS (FDDAÉÉTS) a pour mission de financer les projets favorisant l’intégration et l’application du développement durable avec et pour la communauté de l’ÉTS.

Pour obtenir du financement, consultez leur site Internet ou encore par courriel à fondsdevdurable@aeets.com.



Étape 5 : Faites votre plan d'aménagement
                (approbation requise par la Sécurité)

Vous devez faire approuver tout plan d'aménagement et capacité par le Bureau de la prévention et de la sécurité au minimum 10 jours ouvrables avant votre événement.

Sur votre plan d'aménagement vous devez :
  • remplir l'entête
  • indiquer tout le matériel nécessaire à votre événement, incluant le matériel multimédia (ordinateurs, prises réseaux, écran, micro, etc.)
  • sauvegarder votre plan avec cette nomenclature :
         Date_Plan_nom de l’événement_#xxxx-xx
         Exemple: 2015-04-08_Plan_Dévoilement Applets Mobile_#1503-21

* Si vous désirez faire valider votre plan avant de l'envoyer à la Sécurité ou si avez des questions sur la disposition de votre matériel, communiquez avec Errol Côté, technicien aux événements au Service de la gestion des actifs immobiliers, poste 7548.

Une fois votre plan approuvé, vous devez l'envoyer à comité-événements.

Si vous avez du matériel et des équipements de valeur qui demeureront dans les espaces communs pour un événement qui s’étendra sur plusieurs jours, vous devez demander la présence d’un agent de sécurité (frais applicables).


Étape 6 : Faites les appels de service nécessaires à chacun des services concernés

Avant d'entreprendre cette étape, VOUS DEVEZ AVOIR REÇU LA CONFIRMATION que vous êtes autorisé à organiser votre événement.

Il est de votre responsabilité de contacter chacun des services concernés
en tenant compte des ressources disponibles et des directives en vigueur. Vous devez mentionner votre numéro de référence d'événement (obtenu avec la confirmation) dans toutes vos demandes.

Une fois vos appels de service faits, s'il vous plaît envoyez les documents suivants par courriel au Comité événements :
  • le plan d'aménagement approuvé par le Bureau de la prévention et de la sécurité;
  • le cahier logistique.

Vous devez communiquer vos besoins aux services dans les délais requis :

Type d'événement Exemple Délai minimum
Grande envergure Congrès international 3 mois
(60 jours ouvrables)
Moyenne envergure Colloque, lancement, inauguration 1 mois
(20 jours ouvrables)
Petite envergure  Soirée, 5 à 7  2 semaines
(10 jours ouvrables)


En cours d'organisation, votre événement est annulé? Avisez le plus rapidement possible tous les services concernés afin de relâcher les locaux, les équipements et les ressources qui avaient été réservés.


Multimédia (informatique et audiovisuel) 
(matériel demandé sous réserve de disponibilité)
Exemples audiovisuel: micros, écrans, etc.

Exemples informatique: ordinateurs, Wi-Fi, imprimantes, prises réseaux, etc.
Appel de service (GUS)
 
Fiches techniques :
A-1150 | A-1160 | A-1170 | A-1600
 
Autres informations pour le multimédia

  • Télévoteurs : réservez-les via GUS. Pour une assistance informatique, adressez également votre demande à GUS.
  • Pointeur et souris à distance : réservez-les via GUS.
  • Wi-Fi : il est possible de créer un compte Wi-Fi pour un événement particulier (une conférence, par exemple).
  • Capacité Wi-Fi :
    • Hall pavillon A : 400
    • Cafétéria : 350
    • A-1600 et Pas perdus : 400
    • A-1150-1160-1170 : 100
  • Prises réseaux : vous devez demander leur activation en donnant le numéro des prises afin qu’elles soient fonctionnelles.
  • Assistance pour événement : si vous souhaitez la présence d’un technicien en permanence pour votre événement, vous devez en faire la demande (frais applicables). 
    Si l'événement commence avant 8 h 30, il est possible qu'il y ait des frais pour temps supplémentaire. Notez qu’il y a également des frais si le technicien de l’École doit faire des heures supplémentaires et/ou travailler la fin de semaine ou un jour férié. Sinon, le technicien sera présent au montage et démontage seulement.
Équipement et aménagement (matériel demandé sous réserve de disponibilité)
Exemple : tables, chaises, vestiaire, lutrin, scène, affichage OBLIGATOIRE : Modèle à suivre pour votre appel de service

Portail pour appel de service à l'Équipement
Liste et photos du matériel
Affichage :
Localisation des réglettes à billes
Tableau des types et dimensions des affiches pour les supports
Réservation du camion cube :
Réservation véhicules
de l'équipement
Autres informations pour l'équipement et l'aménagement

  • Appel de service : avant d'effectuer un appel de service, vous devez faire une demande d'autorisation d'événement et obtenir votre numéro d'autorisation d'événement. Par la suite, toutes vos demandes d’équipement doivent être faites via le système d’appel de services équipement sur l’intranet. Si possible, concentrez toutes vos demandes sur un même appel en incluant la date, l’heure et l’endroit pour lesquels les équipements sont requis. (voir modèle)
  • Code d'accès appel de service : si vous n'avez pas les codes d'accès (usager et mot de passe), vous devez les demander à une secrétaire de votre département ou service.
  • Plan d’aménagement : vous devez obligatoirement fournir un plan pour tout événement qui nécessite l’aménagement d’un espace commun (voir modèles de plans d'aménagement, étape 1). Une fois votre plan d'aménagement dessiné, il doit être approuvé par le Service de la prévention et de la sécurité. Vous devez ensuite envoyer votre plan approuvé à comite-evenements@etsmtl.ca.
  • Vestiaire : les cintres sont fournis mais pas les coupons numérotés. Si vous désirez des coupons, vous devez les acheter à la Coop ÉTS.
  • Tables cocktail : si vous voulez des nappes pour vos tables cocktail, vous devez en faire la demande auprès du traiteur de l’École (5 $ chacune). Les tables de la section des pas perdus du A-1600 ne nécessitent pas obligatoirement des nappes (à votre choix). Par contre, il est fortement conseillé de louer des nappes pour recouvrir toutes les autres tables cocktail afin d’avoir un événement d'allure professionnelle.
  • Affichage et signalisation : il est interdit d’afficher sur les murs de l’École. De nombreuses réglettes à billes sont à votre disposition près des ascenseurs et aux points stratégiques fréquemment utilisés pour les événements (format 11x17 paysage). Pour compléter votre affichage/signalisation, des supports à tige sont disponibles. Vous devez les demander via un appel de services. Pour un affichage optimal, consultez la section Affichage.
  • Présentation visuelle (poster session) : une cinquantaine de supports avec velcro de 3 ou 4 pieds de large peuvent être réservés via l’appel de service. Vous devez les assembler vous-même (4 morceaux). Les velcros pour apposer les posters aux supports sont fournis (velcro mâle - côté rugueux).
  • Kiosques tapis : différentes grandeurs sont disponibles. À réserver via appel de service.
  • Lutrin ÉTS : vous devez en faire la demande via un appel de service équipement. À noter que c'est le Service de la gestion des actifs immobiliers qui s'occupe du lutrin (mobilier), mais que c'est le service de l'audiovisuel qui est responsable des micros utilisés avec le lutrin.



Étape 7 : Faites le scénario de votre événement
 
Le scénario de l'événement permet à l'organisateur de mettre par écrit tous les éléments de son événement afin de ne rien oublier (ex. : signalisation, montage, accueil, vestiraire, allocutions, pauses café/dîner/cocktail, démontage, etc.).

Le scénario est aussi essentiel pour les différents services impliqués afin qu'ils puissent assurer le succès de l'événement.

Modèle de scénario



Étape 8 : Affichage et signalisation

Notez qu'il est interdit d'afficher sur les murs de l'École.

Pour un affichage optimal, utilisez les réglettes à billes que l'on retrouve aux endroits les plus fréquentés et complétez le tout avec des supports d'affiches.

Pour obtenir des supports d'affiches, vous devez faire un appel de service à l'équipement. N'oubliez pas de retirez votre affichage une fois l'événement terminé.

Localisation réglettes à billes
Photos des supports d'affiches
Tableau des types et dimensions des affiches pour les supports

Votre signalisation doit mettre en évidence :
  • le nom de l'événement
  • la date et l'heure
  • le local

N'oubliez surtout pas de planifier le démontage et de retirer l'affichage et la signalisation lorsque l'événement sera terminé.



Étape 9 : Remplissez le cahier logistique
 
Ce document regroupe tous les aspects logistiques de votre événement, facilitant ainsi la tâche aux différents services impliqués et vous permettant d'avoir un regard global sur votre événement. Lorsque finalisé, vous devez enregistrer ce document en le nommant ainsi : Date_Cahier log_nom de l’événement_#xxxx-xx

Exemple: 2015-04-08_Cahier logistique_Dévoilement Applets Mobile_#1503-21

Exemple de cahier logistique (pdf)
Gabarit du cahier logistique (Word)



Étape 10 : Envoyez au comité événements votre plan approuvé et votre cahier logistique

Comité événements



Étape 11 : Faites une demande de traiteur (si requis)

Les services du traiteur sont requis pour des événements où il y a consommation de nourriture et/ou d'alcool.

Notons que le service de traiteur (Chartwells) à l’ÉTS a l’exclusivité tant pour la nourriture que pour l'alcool. Il n’est donc pas permis d'avoir recours aux services d’un autre traiteur, tout comme il n'est pas permis de fournir ses propres boissons alcoolisées et sa nourriture.

Info et formulaire
Nouveau contrat de services alimentaires - 24 avril 2017
Coupons-repas pour la cafétéria : communiquez avec Karine Tremblay.


Étape 12 : Jour de l'événement

Le jour de l'événement, ayez en main votre cahier logistique et soyez sur les lieux de votre événement pour le montage afin de vous assurez que tout soit en place.



BESOINS CONNEXES

A) Vous êtes le parrain ou marraine interne d'un événement externe

Voici un document contenant les informations que vous devez connaître en tant que parrain ou marraine interne d’un événement externe. Sachez que l’organisation d’un événement externe demandera de votre temps car les organisateurs externes ne connaissent pas l’ÉTS. Vous devrez donc leur fournir beaucoup d’information, leur faire visiter les lieux, faire leurs plans d’aménagement et les appels de services, etc.

Fiche pour les événements externes



B) Réserver uniquement un local

Certaines activités sont considérées comme une réservation de local et non un événement, soit par exemple une réunion avec service de lunch, une séance d’information, etc.

Besoin de réserver un local



C) Promotion de votre événement

Pour annoncer votre événement par affichage électronique, vous pouvez utiliser :


Pour annoncer sur Newad, communiquez avec Alexandre Goulet (poste 8441). Des conditions et des frais s’appliquent.

Après votre événement, vous pouvez faire parvenir un compte-rendu et des photos pour parution dans le Flash ÉTS.



D) Livraison de marchandises

Du lundi au vendredi :

Pavillon A :
  • 1125, rue William (H3C 1P7)
  • heures d'ouverture : de 7 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h 45

Pavillon B :
  • 511, rue Jean-d'Estrée (H3C 6M8)
  • heures d'ouverture : de 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 15 h 45

En dehors de ces heures, vous devez faire appel au service de la sécurité.



E) Stationnement pour les invités

Stationnement pendant les événements :

  • Événement durant la semaine : vos invités doivent utiliser le stationnement du pavillon B, car le stationnement du pavillon A est réservé aux permis mensuels seulement.
    Après 17h, il possible de stationner dans le pavillon A.
  • Événement durant la fin de semaine : les stationnements des pavillons A et B sont ouverts aux visiteurs.

Informations générales :

Tarif (pavillons A et B) :
15 $/jour par espace de stationnement (11 $ en soirée de 17 h à minuit).

Heures d'ouverture :
Pavillon A : Samedi, dimanche et jours fériés : 7 h 30 à 19 h
Pavillon B : 24 h/ 24

Entrée des stationnements intérieurs :
Pavillon A : 1105, rue William
Pavillon B : 531, rue Jean-d'Estrée

Vous désirez offrir le stationnement à vos invités?

Cela se fait aux frais de l'organisateur.
Communiquez avec le Service des entreprises auxiliaires, poste 7511, pour obtenir des coupons prépayés et la marche à suivre.



F) Demande de permis de réunion (événements avec alcool)

Événements dans les pavillons A et B
Les services alimentaires de l'École (Chartwells) détiennent un permis d'alcool exclusif pour les pavillons A et B. Il n'est donc pas nécessaire d'en faire la demande. Exceptionnellement, Chartwells peut cependant émettre une dérogation afin que les boissons alcoolisées soient prises en charge par les organisateurs.

Pour les autres événements (au moins 30 jours avant votre événement)
Le secrétariat à la gouvernance et au développement organisationnel a élaboré un guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool. Dans ce guide, vous trouverez les procédures et délais pour faire une demande de permis
de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) pour les événements suivants :

  • pavillons A et B avec dérogation de Chartwells (exceptionnel)
  • INGO et Centech
  • cour des résidences
  • terrain n'appartenant pas à l'ÉTS (ex.: Parc Jean-Drapeau, Centre Claude-Robillard, etc.)

Guide à l'intention des organisateurs d'événements avec vente ou service d'alcool (pdf)

Pour information : Diane Guay,
technicienne juridique, poste 7107.



G) Inscription en ligne des participants

Faites d'abord enregistrer votre événement dans le système de paiement en ligne auprès du Service des finances.

Ensuite, le Service des technologies de l'information offre les choix suivants :
Pour les inscriptions avec paiement en ligne
  • concevoir un formulaire d’inscription simple qui sera relié au système de paiement de l’ÉTS*; prévoir un délai minimum de 2 semaines
  • intégrer l’outil Conftool (solution externe et commerciale de gestion de conférences scientifiques – aux frais de l’organisateur) au système de paiement de l’ÉTS*
  • faire le lien entre un formulaire externe d’inscription (créé par l’organisateur) et le système de paiement de l’ÉTS*

* système gérant les paiements en ligne pour les événements dont les frais d’inscription sont gérés par le Service des finances de l’ÉTS (UBR)

Des outils sont également disponibles sur l'Internet tels que :
Pour les inscriptions et réservations internes
  • un système permettant aux étudiants de s’inscrire et de réserver leurs plages horaires pour des événements organisés par l’ÉTS (tests diagnostiques, accueil aux cycles supérieurs, accueil des étudiants étrangers, collation des grades (en cours), etc.). Application accessible via https://reservation.etsmtl.ca.



H) Organisation d'un congrès international

Un congrès international offre un grand rayonnement mais demande une très grande implication de la part du réquérant.

Un tel événement à l'ÉTS
doit avoir lieu pendant les relâches du printemps ou d'automne, ou durant la période estivale, soit de mai à la mi-août. Durant les sessions d'automne et d'hiver, les salles de classes sont occupées à pleine capacité.

Étapes à suivre

  1. Deux ans avant la tenue du congrès, le professeur ou l'organisateur devra avoir en main les documents suivants: programme sommaire, dates, budget préliminaire incluant la contribution demandée à l'ÉTS et composition du comité organisateur.
  2. Modèle d'échéancier (Excel)
    Modèle de budget (Excel)

  3. Faire approuver la tenue de la conférence par le Directeur des études et de la recherche, de concert avec le Directeur des communications.
  4.  
  5. Si le congrès est autorisé, un comité organisateur, en plus du comité scientifique, devra être formé et se rencontrer de façon régulière pour faire avancer le projet. Au besoin, la personne responsable des événements à l'ÉTS se joindra au comité. Si nécessaire, un mandat d'organisation logistique pourra être donné à l'externe, aux frais du congrès.
  6.  
  7. Un rapport mensuel sur l'état d'avancement du congrès devra être fait au Directeur des études et de la recherche et au Directeur des communications à partir d'un an avant la date du congrès.



I) Preuve d'assurance

Communiquez avec Michelle Landry (poste 8817).



J) Nous joindre
 
Responsable
de l'organisation
des événements
  Soutien technique
aux événements
Réservation de locaux Multimédia (audiovisuel et informatique)
Sébastien Langevin
poste 8837
Errol Côté
poste 7548
Marie-Pier Gauvin
poste 7197
Vincent St-Onge
poste 7651
Traiteur Chartwells Prévention - sécurité Preuve d'assurance  
 Noémie Pilon
poste 8429
Prévention - sécurité
poste 8900
Michelle Landry
poste 8817